Економіка розвитку – Царенко О. М. – § 2. Планування і звітність – основа визначення завдань діяльності користувача та контроль їх виконання у системі SAP
Якщо спеціальні регістри використовуються як інструмент контролінгу, то в цьому випадку нарівні з накопиченими фактичними даними система вимагає для порівняння також і відповідні планові значення. Планові дані створюються в системі не стосовно окремої операції, а вводяться як загальні значення для одного або декількох періодів. У разі необхідності вони розподіляються по періодах за допомогою різних функцій. Тому для введення планових даних необхідні інакші технології і функції, ніж ті, які застосовуються для введення фактичних даних.
Звичайно, специфічний для організації процес планування охоплює період часу – лаг. Користувач виходить при цьому з основних дат і завдань, що визначають діяльність з планування. Встановлення даних меж задається системою у формі параметрів планування. Вони забезпечуються однозначним ідентифікатором і в будь-який час можуть бути викликані під цим ім’ям. Вони описують основи планування користувача і значення за замовчуванням для планування. Потім за допомогою цих значень користувач може працювати протягом всього періоду планування. Крім того, параметри планування пов’язані з профілем повноважень. Останній визначає, які параметри планування дозволено застосовувати конкретному користувачу.
У параметрах планування зберігаються такі дані: база введення, ключ розподілу (стандартний або визначений користувачем), одиниця вимірювання введення (сотня, тисяча, мільйон), запланована кількість десяткових розрядів, версія планування, об’єкти.
Під час планування окремі параметри планування можуть бути тимчасово змінені, щоб у будь-який час забезпечити необхідну гнучкість планування.
Звичайно суми і кількості необхідно вводити щорічно або щоквартально і потім за допомогою одного або декількох ключів розподілу розподіляти по періодах – місяць, квартал, рік. Для різних об’єктів планування (суми оборотів, витрати за змістом персоналу і т. д.), на наш погляд, можна застосовувати різні ключі розподілу. Визначений одного разу ключ можна використовувати також і для інших об’єктів. Так, наприклад, планування групи видатків на заробітну плату можна здійснювати за допомогою специфічного для групи видатків “Зарплата” ключа розподілу або за допомогою стандартного ключа. Ці ключі розподілу зберігаються в системі і можуть, таким чином, використовуватися в наступних періодах або версіях планування. Тим самим загальні показники за рік можуть відповідно до ситуації розподілятися на окремі періоди планування. Поряд з цим користувач може вводити показники безпосередньо для кожного періоду (вручну).
Введення планових значень підтримується параметрами планування, а всередині їх – спеціально встановленою структурою збору даних. Тим самим може бути встановлений рівень планування (наприклад, сфера місця виникнення витрат), який відрізняється від рівня котировки фактичних даних (наприклад, місця виникнення витрат).
При плануванні користувач діє в рамках своїх параметрів планування і за допомогою функцій розподілу (рівномірний розподіл і т. п.) і ключів розподілу (наприклад, робочі дні в кожному місяці) розподіляє річні загальні суми. У разі необхідності значення, що створюються системою за замовчуванням, можуть бути переписані.
Спеціальні регістри дозволяють проводити як централізоване планування (наприклад, планування видів витрат для всіх місць виникнення витрат), так і децентралізоване (наприклад, усі види витрат одного місця виникнення витрат). Ця зміна перспективи планування може динамічно виконуватися самим користувачем у діалоговому режимі, а для контролю використовується фінансовий календар.
Фінансовий календар як інструмент планування і контролю підтримує операції по закриттю року.
За допомогою фінансового календаря можуть бути заплановані, переглянуті і перевірені завдання, які мають виконуватися в рамках закриття року. На основі SAP у фінансовому календарі здійснюється як планування робіт (прогони програми нагадувань, прогони програми платежів, операції по закриттю року, інші аналітичні звіти), що періодично повторюються в фінансовій бухгалтерії, так і присвоєння даних операцій певним співробітникам, які до певного моменту часу отримують про це повідомлення.
Особи, що мають відповідні повноваження, у будь-який час мають у системі доступ до всіх релевантних даних про завдання і про об’єкти, які підлягають обробці. Співробітники можуть отримати наочне уявлення про поставлені перед ними завдання. Кожний співробітник бачить, наприклад, коли має бути готове закриття місяця і коли повинні бути закриті періоди попереднього місяця.
Усі ці завдання плануються по термінах і, якщо необхідно, присвоюються відповідним співробітникам для обробки до заданого терміну. Фінансовий календар пропонує, зокрема, такі функції:
Перегляд усіх запланованих завдань: для майбутнього – таких, як попередній перегляд або огляд, для минулого – таких, як інструмент стеження або перевірки;
Планування операцій, що виконуються вручну: визначення стандартних завдань, що повторюються, присвоєння завдань користувачу, розподіл присвоєних завдань співробітнику (співробітникам), перегляд статусу завдання.
Фінансовий календар підтримує обробку у двох режимах – від завдань до моменту або періоду часу, від моменту часу або періоду часу до завдань, хто і коли має виконувати заздалегідь сконфігуровану операцію.
Фінансовий календар є ефективним інструментом календарного планування і контролю за операціями, що періодично повторюються і виконуються в рамках фінансової бухгалтерії.
Система має у своєму розпорядженні стандартні звіти, за допомогою яких проводиться звіряння і контроль даних і утворюються шляхи доступу для внутрішніх і зовнішніх ревізій.
Для надання інформації про стан справ у розпорядженні користувача є керована через меню програма – розширена Головна книга, за допомогою якої він без будь-яких знань з програмування може генерувати необхідні звіти. При цьому він може аналізувати підсумкові записи відповідно до будь-якої встановленої при підведенні підсумку величини.
При визначенні звіту користувач керується меню. Тут немає потреби піклуватися про отримання даних, а треба сконцентрувати свою увагу на формі подання у звіті бажаної інформації.
Користувач визначає значення для формату звітів (ширина стовпця і т. ін.) з використанням заздалегідь визначених стандартів системи; які величини з’являтимуться в рядках і які є рівні підсумовування; які значення будуть показуватися в рядках (фактичні, планові, місячні, квартальні, всього року); які дані будуть вибиратися; чи повинні встановлюватися показники за допомогою формул і які; які тексти з’являються у звіті.
Визначення структури стовпців і рядків здійснюється незалежно від окремих звітів. Дані структури аналітичних звітів ведуться окремо і тому можуть використовуватися декількома звітами.
Звіти можуть створюватися як в діалоговому режимі, так і незалежно від нього в будь-який момент часу при наявності великих масивів даних. Засобом виведення може служити екран, пристрій друку (принтер), послідовний файл, файл ПК, графічна форма з бізнес-графікою SAP.
Користувач може скласти один або декілька звітів. Результати звіту він може зберегти і пізніше обробляти. Вони також знаходяться в розпорядженні різних користувачів.
Якщо звіт виводиться на екран у діалоговому режимі, то користувач може інтерактивно змінювати структуру звіту. Наприклад, він може змінювати деталізацію або рівень підсумовування, змінювати зміст стовпців, перейти в інший звіт з іншою перспективою, робити розгортку рядків звіту аж до окремого документа, створювати графічні зображення для частин звіту, роздрукувати частину звіту або весь звіт.
Таким чином, користувач може в будь-який час на свій вибір швидко отримати потрібну інформацію з необхідним рівнем її деталізування. Зручна для користування, велика і гнучка система звітності перетворює спеціальні регістри в інструмент контролінгу, що відіграє важливу роль при прийнятті рішень.
(1 votes, average: 5,00 out of 5)