Загальне документознавство – Палеха Ю. І. – Інформаційна документація

Якісне управління установою взагалі, дотримання чинних норм, стандартів і правил неможливе без наявності чи розробки (у разі необхідності) нормативно-правової документації, яка також відноситься до інфраструктурної.

Дана міжфункціональна група документації має два рівні:

Перший – закони та підзаконні акти, укази Президента, постанови Верховної Ради та Кабінету Міністрів України, накази та розпорядження, рішення та вказівки вищих органів стосовно діяльності тих чи інших організацій;

Другий – стандарти, норми, нормативно-виробнича та інструктивна документація, яку веде відповідний підрозділ установи. Зазначена документація містить документи з систем менеджменту якості (180-9001), охорони довкілля (І8О-14001), керування документацією (ДСТУ-4423:2005), техніки безпеки, охорони праці та виробничої санітарії, стандартизації, сертифікації, метрології тощо.

Інформаційна документація

Сучасний рівень виконання поставлених завдань в установі вимагає знання новітніх технологій роботи з документною інформацією, вмінь проводити аналітико-синтетичну переробку інформації. Зазначене неможливо без наявності інформаційної документації, що включає: міжфункціональну документацію систем інформаційного обслуговування та реєстраційно-облікову документацію (журнали обліку роботи в мережі, протоколи проведення виробничих випробувань і дослідної експлуатації, акти прийомо-здавальних випробувань, плани-графіки створення інформаційних систем).

До інформаційної документації можна віднести також інформаційно-аналітичні документи, описи, звіти, виробничі довідники, промислові каталоги тощо.

Основна (галузева) документація

Відповідно напряму і сфери діяльності кожна установа веде основну (галузеву) систему документації.

Так, у будівельно-монтажній організації виробничий відділ у якості основної використовує передану йому проектну будівельну документацію (титульні списки, генеральні та проектні плани), щоб робити свої креслення та рисунки. Машинобудівна організація отримує й розробляє машинобудівну, транспортна – транспортну, сільськогосподарська установа – аграрну, відділ освіти – навчальну, НДІ – наукову документацію, нотаріальна контора – одержує й розробляє нотаріальну документацію згідно Закону про нотаріат і т. п.

Кожен функціональний підрозділ установи, особливо у сфері матеріального виробництва, додатково створює свої види виробничо-прикладної, наукової, навчальної та іншої документації.

Виробничо-прикладна документація

Основу корпоративної системи документації тієї чи іншої галузі становить виробничо-прикладна документація.

Так, в установі, яка веде будівництво, крім основної галузевої документації, може розроблятись також власна проектно-виробнича документація на тимчасові споруди, вестися виробничо-організаційна документація (сітьові графіки виконання окремих видів робіт, графіки поставки матеріалів, сировини, обладнання, журнали експлуатації баштових кранів) та створюватися відповідна експлуатаційно-технологічна документація (інструкції щодо виконання експериментальних робіт, порядок використання й роботи окремих механізмів тощо).

Окремі види виробничо-прикладної документації можуть бути розроблені й на промислових підприємствах. Так, на експериментально-дослідному підприємстві окрім типової документації, що надходить від проектного інституту, може розроблятися власна виробничо-конструкторська, експлуатаційна та виробничо-організаційна документація (технологічні карти, графіки роботи бригад тощо).

В організаціях, що мають на балансі власне житло, додатково буде вестися своя виробничо-прикладна житлово-комунальна документація, що відображатиме стан його експлуатації. Окремі установи (промислові та сільськогосподарські підприємства, будівельні організації, вищі навчальні заклади), що мають на своєму балансі гуртожитки, дитсадки тощо, ведуть відповідну виробничо-прикладну документацію щодо експлуатації свого комунального фонду (договори, угоди, акти про приймання й здавання приміщень, огляди й довідки про стан будівель тощо). Ця документація повинна вестися й відповідати тим же вимогам, що й документація з житлового фонду, яка знаходиться на балансі місцевих органів влади.

Транспортний відділ промислової установи може додатково вести свою виробничо-прикладну транспортну документацію (технічні характеристики транспортних засобів, картки обліку експлуатації автомашин, автопокришок, маршрутні листи, облікові відомості кілометражу, пального, запчастин тощо), відділ головного енергетика – енергооблікову документацію (акти підключення й розподілу енергоресурсів, баланс виробництва й використання електроенергії) тощо.


1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (1 votes, average: 5,00 out of 5)

Загальне документознавство – Палеха Ю. І. – Інформаційна документація