Спеціальне документознавство – Кислюк К. В. – Тема 5. Довідково-інформаційна документація
План викладу
5.1. Загальна характеристика довідково-інформаційної документації.
5.2. Акти.
5.3. Протоколи.
5.4. Довідки, огляди” відомості.
5.5. Пояснювальні та доповідні записки.
5.6. Службові листи.
5.7. Плани і графіки.
5.8. Звіти.
5.9. Відгуки, рецензії, висновки.
5.1. Загальна характеристика довідково-інформаційної документації
Процес прийняття управлінських рішень базується на зборі та обробці об’єктивної і достовірної інформації. Тому переважна більшість документів, що відправляються з підприємства та спрямовуються до нього, є довідково-інформаційними. У них міститься інформація про фактичний стан справ в установі, організації, на підприємстві, який є підставою для прийняття розпорядчих документів.
Довідково-інформаційна документація носить допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої документації. Інформація, що міститься в довідково-інформаційних документах, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.
Документи цієї системи відіграють службову роль по відношенню до організаційно-правових та розпорядчих документів. Довідково-інформаційні документи не містять доручень, не зобов’язують їх виконувати, як розпорядчі документи, а повідомляють дані, на підставі яких приймаються відповідне рішення, тобто ініціюють управлінське рішення, дозволяють вибрати той чи інший спосіб управлінського впливу.
Особливість цих документів полягає в тому, що вони направляються знизу вверх по системі управління: від працівника до керівника структурного підрозділу, від керівника структурного підрозділу до керівника організації, від підвідомчої організації до вищої.
До довідково-інформаційної документації відносяться такі види документів:
O акти; протоколи;
O довідки;
O службові листи;
O пояснювальні та доповідні записки;
O плани і графіки;
O відгуки та рецензії.
5.2. Акти
Акт – офіційний документ, складений для підтвердження встановлених фактів. В акт включаються тільки ті факти, що встановлені особами, які його підписали. У деяких випадках акт складається однією або декількома посадовими особами і не тільки фіксує встановлені факти, але й уміщує висновки, рекомендації, пропозиції. У них зазначаються документи, що визначають повноваження осіб, які складали акт.
Акт звичайно оформлюють на загальному бланку. Він містить наступні реквізити та інформаційні елементи:
O назва організації;
O назва виду документа;
O дата, індекс, місце складання;
O гриф затвердження;
O заголовок до тексту;
O підстава;
O склад комісії;
O присутні;
O текст;
O відомість про кількість примірників акту, їх місцезнаходження;
O перелік додатків;
O підписи членів комісії (та присутніх).
Текст акта складається із вступної та констатуючої частини. У вступній частині вказуються підстави для складання акта й особи, які склали акт та були присутніми при цьому. Акт може бути складений за вказівкою вищестоящої організації, керівника установи або підрозділу, на основі розпорядчого документа.
У констатуючій частині акта викладаються сутність, характер, методи та строки проведеної роботи, встановлені факти, а також висновки та пропозиції. Констатуючу частину можна оформити у вигляді таблиці.
У кінці тексту розмішуються дані про кількість ідентичних екземплярів акта, місце їх знаходження або в адресатах, котрим вони направлені. Акт звичайно складають у трьох примірниках. Перший із них спрямовують до вищої організації, другий – керівнику організації, третій – підшивають до справи.
Акт підписують усі особи, які брали участь у його складанні, без зазначення посади. Особа, яка має зауваження до змісту акта, підписує його із зауваженням своєї незгоди і викладає свою думку на окремому аркуші, який додається до акту. Невеликі за змістом зауваження можна навести після підписів осіб, які складали акт.
Якщо висновки та пропозиції в акті викладаються у розпорядчій формі з зазначенням строків виконання приписаних дій, то акт надасться керівнику, котрий розписується в тому, що він ознайомлений з його змістом.
(2 votes, average: 4,00 out of 5)