Основи логістики – Дудар Т. Г. – 3. Логістичний цикл замовлення
Управління закупівельною діяльністю в найбільшій мірі оперує таким поняттям як “замовлення”. Специфіка даного поняття полягає в тому, що воно об’єднує загалом різні інтереси продавця і покупця і сприяє їх реалізації. І, що характерно, основна робота із забезпечення
Замовлення здійснюється продавцем (постачальником), в той час, як покупець (споживач) лише генерує замовлення і отримуючи замовлений товар здійснює частковий контроль за дотриманням вимог замовлення.
Процес придбання матеріалів включає ряд логічно взаємозв’язаних видів робіт. Виділяються наступні стадії процесу придбання матеріалів
1) складання заявок;
2) аналіз заявок;
3) вибір постачальників;
4) розміщення замовлень;
5) контроль за виконанням замовлень;
6) завершення процесу придбання.
Складання заявок. Заявки на придбання матеріалів готуються відповідними співробітниками функціональних підрозділів підприємства. Вони містять інформацію про те, які види і яка кількість матеріалів потрібно підприємству, коли вони мають бути отримані і хто склав заявку. Заявки складаються так, щоб очікувані до вступу кількості матеріалів випереджали фактичні потреби в них.
Час між розміщенням заявок і отриманням матеріалів називається часом випередження. Працівники, відповідальні за складання заявок, повинні встановлювати терміни постачання матеріалів з мінімальним випередженням, враховуючи можливості постачальника і потреби споживача матеріалів.
Аналіз заявок. Заявки на споживання матеріалів піддаються аналізу в службі матеріально-технічного постачання за участю фахівців з
Інших підрозділів. Мета аналізу – забезпечення мінімальних витрат по кожному виду матеріалів, конкретні споживні властивості яких передбачається використовувати у виробництві продукції.
Служба постачання не має права замінювати матеріали, вказані в заявках. Працівники відділу повинні аналізувати заявки, що поступають, і пропонувати такі варіанти придбання матеріалів, які можуть привести до зниження вартості замовлень.
Вибір постачальників. При виборі постачальників основними критеріями стають: надійність постачальника, здатність поставляти необхідні ресурси належної якості і в потрібні терміни, постачання матеріальних ресурсів за можливо мінімальними цінами, віддаленість постачальника від споживача, наявність у постачальника вільних потужностей і так далі.
Основними джерелами відомостей про постачальників і матеріали є особисті контакти з “продавцями”, оголошення в рекламних виданнях, описи товарів, які даються в каталогах і проспектах, відвідування підприємств і вивчення практики постачання продукції, інформація, що отримується від банків, торговельних асоціацій, державних установ і так далі
Із списку постачальників, що мають міцну репутацію, вибираються ті, хто пропонує найбільш вигідні умови з точки зору ціни і термінів постачання. Великі замовлення доцільно розподіляти між двома і великою кількістю постачальників з тим, щоб перевірити конкурентоспроможність основного постачальника і захистити себе від можливих несподіванок.
Розміщення замовлень. Придбання матеріалів здійснюється різними методами залежно від виду матеріалів і комплектуючих виробів.
Основними методами закупівель є:
Оптові закупівлі (одна велика партія за один раз);
Регулярні закупівлі матеріалів (покупець замовляє необхідну кількість матеріалів, які поставляються йому дрібними партіями впродовж певного періоду);
Щоденні (щомісячні) закупівлі (використовується при закупівлях дешевих і швидко використовуваних матеріалів);
Отримання матеріалу в міру необхідності;
Одиничні закупівлі (матеріал замовляється у тому випадку, якщо його потрібно і вивозиться із складів постачальників у випадках, коли неможливо отримувати матеріал в міру необхідності).
Документально замовлення оформляється за допомогою укладення контракту між постачальником і споживачем матеріалу.
Контроль за виконанням замовлень. Розміри замовлень і тривалість періоду, впродовж якого ці замовлення виконуються, контролюються відділом матеріально-технічного постачання. При цьому можливе коригування графіків постачання матеріалів і відповідні уточнення графіків випуску продукції.
Завершення процесу придбання. Отримання замовлених матеріалів в точній відповідності з умовами контракту – необхідна ознака завершення угоди. Важливе значення має приймання продукції, в процесі якого необхідно упевнитися, що поставлений матеріал відповідає шести правилам логістики.
Купівля-продаж відповідним чином документально оформляється. Документальне оформлення постачань припускає отримання від постачальника повідомлення про відвантаження і супровідного листа, в яких вказується кількість товарів і час постачання. Вступ матеріалів на склад оформляється відповідними накладними і фіксується в книзі реєстрації товарів.
Загальна процедура управління замовленнями включає в себе декілька етапів, які утворюють так званий логістичний цикл замовлення, який, в свою чергу, складається із:
O формування замовлення – визначення потреби споживача (покупця) і її оформлення;
O зовнішньої передачі замовлення – передача параметрів замовлення потенційному постачальнику (продавцю);
O прийому і попередньої обробки інформації про замовлення – отримання замовлень з різних джерел та з допомогою різних комунікаційних каналів;
O визначення вимог замовлення (конфігурація) – всі замовлення містять як товарні так і сервісні параметри, які необхідно усвідомити і на основі цього сформувати вимоги, яким повинно відповідати виконане замовлення;
O внутрішнього переміщення замовлення – переміщення інформації про вимоги замовлення з пункту прийому замовлення до пункту його виконання;
O визначення джерел формування замовлення – грунтуючись на узагальнених даних про замовлення, потрібно визначити конкретні джерела задоволення продуктових і сервісних вимог замовлення за рахунок власних і/або залучених в процесі виконання замовлення ресурсів;
O планування процесу виконання замовлення — після визначення джерел формування замовлень планується діяльність відповідального за його виконання органу;
O моніторингу і контролю за виконанням замовлення – одним із засобів ефективного виконання замовлення є контроль та загальний моніторинг за його виконанням (рис. 5.3).
Рис. 5.3. Складові загального логістичного циклу замовлення
Логістичний цикл замовлення найбільш повно демонструє інтегрований підхід в логістиці, відповідно до якого інтереси постачальника і споживача повинні узгоджуватися таким чином, щоб спільний економічний ефект був максимальний, навіть за умови отримання одним із партнерів тимчасово менших прибутків.
(1 votes, average: 5,00 out of 5)