Загальне документознавство – Палеха Ю. І. – Зовнішня та внутрішня структура документа
10. Види структур документа та його реквізити
Характеристика видів документів відповідно до структури
Структура документа – це відносно стійкий спосіб організації його елементів як системи.
Якщо система охоплює найрізноманітніші складові того чи іншого об’єкта: його будову, склад, спосіб існування, форму розвитку, – то структура вирізняється такими його якостями, як стійкість, стабільність усього об’єкта, завдяки чому він зберігає свою якість за зміни зовнішніх та внутрішніх умов.
Доки зберігається структура, доти й зберігається система в цілому. Руйнування чи перетворення структури документа може призвести до істотної перебудови чи його загибелі.
Так, умовно відповідно до структури розрізняють такі види текстових документів: простий документ, складний документ, полідокумент, монодокумент.
Характеристика видів документів відповідно до структури подана в таблиці 3.1.
Таблиця 3.1. Характеристика видів документів відповідно до структури
№ | Назва виду | Загальна характеристика |
1. | Простий документ | Окремий завершений витвір, цілісність якого визначається його змістом та логічністю викладу, зафіксований на окремій (єдиній) одиниці матеріального носія; повідомлення, яке розміщене на одному матеріальному носії (службовий лист, заява, автобіографія тощо) |
2. | Складний документ | Завершений витвір, який складається з двох або більше частин, що об’єднані однією загальною темою, проблемою, метою або його автором, Й зафіксований на кількох матеріальних носіях |
3. | Монодокумент | Документ, що містить один твір (монографія, підручник, карта, листівка) |
4. | Полідокумент | Документ, що містить кілька творів (багатотомне видання, періодичне видання, видання, що продовжується). Як правило, має нумерацію або датування й видається в однотипному оформленні |
Поділ документів на прості та складні, моно – й полідокументи вважається умовним, оскільки одне повідомлення (твір) може розміщуватись на кількох відокремлених матеріальних носіях: аркушах, сторінках, томах, випусках тощо.
Структура документа – це матеріальна конструкція, що складається з певної кількості елементів, взаємозв’язок між якими дає йому можливість існувати як системі. Структура дозволяє відрізнити книгу від журналу, платівку від дискети тощо, тобто ідентифікувати кожен тип і вид документа.
Оскільки, офіційний документ мусить відповідати певним вимогам й бути відповідним чином оформленим з метою його подальшого використання та зберігання, то більшість із його підсистем регламентовані стандартами, поясненнями, інструкціями тощо. Кожен вид службового документа має свій типовий формуляр чи формуляр-зразок – необхідні відомості про документ, які слугують його основою.
Зовнішня та внутрішня структура документа
Зовнішня побудова документа – це зовнішня конструкція документа, що дозволяє ідентифікувати його як той чи інший вид.
Головним завданням зовнішнього вигляду документа (окрім електронного) є надання йому такої форми, яка б викликала у користувачів зацікавленість в отриманні інформації.
Для службового документа – це його бланк як носій інформації. Залежно від розмірів бланка і якості його виготовлення приймається рішення щодо подальшої роботи з ним.
Для картографічних видань основними елементами зовнішнього оформлення є його носій, титул, пенал для зберігання тощо.
Кінодокументи можуть мати такий склад зовнішніх елементів: короб, бобіна, кінострічка, етикетка з назвою тощо.
Книжкове видання має такий склад зовнішніх елементів: обгортка, суперобгортка, палітурка, книжковий блок, форзац, корінець, футляр тощо.
Музичний документ різниться складом зовнішніх елементів. Це може бути, наприклад, окрема грамплатівка чи диск та його упакування: зовнішній конверт або коробка, внутрішній конверт або поліетиленовий пакет; аркуші-вкладиші з супровідним текстовим матеріалом тощо.
Внутрішня структура документа – це його внутрішня будова, сукупність пов’язаних між собою елементів та частин, які дозволяють більш ефективно виконувати пошукову діяльність, сприймати й використовувати інформацію, яка в ньому міститься. Ця інформація об’єднує документ в одне ціле й підпорядковує його внутрішні компоненти один одному.
Склад внутрішніх структурних елементів та частин документа у більшості випадків визначається його видом.
Наприклад, організаційно-розпорядчі документи мають таку внутрішню структуру:
– заголовок з найменуванням автора;
– найменування документа (окрім офіційних листів);
– текст з додатками;
– підписи;
– позначки тощо.
Видання може містити наступні елементи та частини:
– вихідні відомості;
– зміст;
– передмова;
– вступна стаття;
– основний текст;
– післямова;
– додатки.
Діафільм, як різновид кінофотофонодокумента, може різнитися елементами, на яких розташовуються: вихідні відомості; відомості про кількість кадрів, їх колір та розмір; кількість роликів; тривалість демонстрації; вартість тощо.