Українська мова за професійним спрямуванням – Галузинська Л. І. – 6.1.1. Види листів та їхні особливості
Формуляри службових листів різних видів подано в додатку.
Інформаційний (рекламний) лист повідомляє адресата про певний захід чи факт – про показ (демонстрування) певних моделей одягу окремих пошивних підприємств; про видану або випущену продукцію, про плани видавництва на поточний чи наступний рік з метою запрошення адресатів до співпраці. Інформація має бути якомога ширшою.
Подібний за змістом і реквізитами до інформаційного, рекламний лист надсилається за визначеною адресою конкретному адресатові. Містить докладний опис пропонованих товарів або послуг. Оформлюється на фірмовому бланку, з повідомленням номерів телефонів і розрахункових рахунків, поштової та електронної адрес.
Супровідні листи надсилаються разом з бухгалтерськими (комерційними) документами (накладною, чеком, рахунком-фактурою тощо) чи під час пересилання креслень, каталогів, прейскурантів, буклетів, проспектів, друкованої літератури, дисертацій, зразків товарів з обов’язковим зазначенням заголовків (назв), індексів і дат надісланих документів. За обсягом – лаконічні, за змістом компактні, іноді містять важливу рекламну інформацію про діяльність підприємства або фірми та щодо пропонованої адресатові продукції з доречним сподіванням на вигідну для обох сторін співпрацю.
У цих листах наявні фрази-єдинопочатки: Направляємо Надсилаємо, Додаємо, Повертаємо, Відправляємо тощо.
Лист-запит – комерційний документ, своєрідне звертання адресанта-“покупця” до адресата-“продавця” з проханням отримати повну інформацію про товар або певну послугу чи надіслати пропозицію на постачання товару. Цей лист пишуть на основі інформаційних листів, рекламних оголошень у засобах масової інформації, ярмаркових і виставкових каталогів, проспектів тощо. У тексті листа-запиту зазначають: підставу для запиту, назву й кількість товару, його марку, якість, модель, термін та умови постачання. Іноді лист-запит містить прохання надіслати буклети, каталоги, проспекти, прейскуранти тощо.
Лист-повідомлення подібний за змістом до інформаційних листів і листів-запрошень – у ньому повідомляється про певну подію, захід або стверджується важливий факт. Надсилається конкретному адресатові у відповідь на одержані від нього товари, залити, рахунки, квитанції. Листи починають такими мовними зворотами: Доводимо до Вашого відома; Раді повідомити Вас; Повідомляємо, що… тощо; далі – текст повідомлення з обов’язковим зазначенням дати й підписом адресанта з назвою посади та прізвищем.
Лист-відповідь – офіційна відповідь про згоду взяти участь у заході, пропонованому в ініціативному листі чи листі-запиті, обіцянка виконати пропозицію щодо постачання або відмова в постачанні товару, згода прийняти запит на розгляд, пропозиція змінити умови запиту. У листі-відповіді міститься відповідь на кожне із запитань ініціативного листа. За неможливості надіслати пропозицію у відповідь відразу слід повідомити “покупця” про прийняття його запиту на розгляд. Відмова має бути аргументованою, переконливою, не образливою для адресата, а зміна умов запиту – уточненою. Текст листа – чітким, конкретним, лаконічним.
Лист-прохання. Назва документа визначає його зміст: це тактовне звернення адресанта до адресата-партнера, клієнта, спонсора з певним проханням – про участь у заході, про доброчинну пожертву, про можливу фінансову допомогу у проведенні певного заходу. Часто прохання висловлені паралельно з інформацією про їхню мету, важливою для адресата. Текст прохання має бути конкретним, лаконічним, переконливим, тактовним, із зазначенням та обгрунтуванням причини, яка спонукала до написання мети, та наслідків, на які сподівається автор. Прохання має бути висловлено з дотриманням загальноприйнятих в Україні норм ввічливості й ділового етикету.
Ініціативний лист за змістом подібний до листа-прохання від імені одного керівника, керівництва чи трудового колективу. У ньому висловлюються прохання (про допомогу, сприяння у вирішенні важливих чи невідкладних справ), пропозиція про співпрацю, запит. Реквізити такі самі, як і в усіх інших видах листів: адресат; текст листа (лаконічний, з конкретним проханням чи пропозицією); посада, підпис, прізвище адресанта; дата – на бланку. Належить до групи листів, які потребують відповіді.
Лист-підтвердження – письмове підтвердження угоди, попередньої домовленості, запрошення, врешті – засіб утвердження репутації досвідченого ділового партнера, що виявляє повагу до свого співробітника; підтвердження зацікавленості у співпраці, повідомлення необхідних, важливих деталей роботи. Це й підтвердження про отримання певного поштового відправлення – листа, цінної бандеролі, телеграми – про одержання вантажів, товару, про чинність раніше укладених договорів; підтвердження про згоду взяти участь у запропонованому заході. Лист має бути написано з виявленням доброзичливого ставлення до адресата. Починається словом Підтверджуємо. За змістом близький до листа-повідомлення.
Рекомендаційні листи здавна досить поширені як важливий вид ділових стосунків – ділової кореспонденції. Останнім часом набули важливого значення. Заручитися рекомендацією, клопотанням про сприяння людини, відомої у світі науки, культури, бізнесових або господарських структур, має чи не вирішальне значення в отриманні роботи під час працевлаштування на конкурсній основі. Авторами рекомендаційних листів може бути людина обізнана з діловими та професійними якостями рекомендованого, яка сама має авторитет і визнання у своїй галузі.
Рекомендаційний лист має бути об’єктивним, правдивим; містити важливу інформацію про названу в ньому особу (чи колектив), яка претендує на вакантну посаду або державну стипендію, про її (його) досягнення (здобутки) на попередній посаді, у галузі культури, науки, про фахові надбання; вказувати на термін співпраці чи знайомства й готовність поручитися за рекомендованого (за його надійність, компетентність у справі). Словом Рекомендую висловлюється згода взяти на себе певну (необхідну) відповідальність за рекомендовану особу. Обов’язкові підпис і прізвище того, хто рекомендує. Варто делікатно вказати на незначні вади характеру, у способі спілкування з людьми, дати пораду обійняти ту чи іншу посаду.
Необхідні реквізити: крім назви документа, його тексту, підпис особи – автора рекомендації, дата написання.
Заохочувальні (спонукальні) листи – їх не виокремлюють у спеціальний вид ділової кореспонденції, однак вони іноді конче необхідні для заохочення партнерів до подальшої співпраці чи підтримання творчої наснаги шляхом відзначення їхньої важливої ролі у завершенні спільної виробничої справи. Вчасно надіслані, вони легко спонукають до дії, допомагають у вирішенні справ, що нелегко просуваються.
Лист-запрошення за змістом подібний до запрошення, але менш стандартизований, глибший у викладі причини запрошення адресата на відповідальний, важливий діловий захід, пишуть, щоб залишити свій відгук про нього або поділитися враженнями, виступити з доповіддю або повідомленням, дати компетентну оцінку побаченому (на вернісажі, конференції, республіканському ярмарку, на відкритті фірми тощо). У тексті листа звертають увагу на бажану активну участь запрошеної особи в названому заході – науковій конференції, конкурсі. Лист-запрошення потребує відповіді запрошуваного (якщо обумовлено – телефоном або електронною поштою) про згоду на участь або відмову від неї з поважних причин. Виконується на фірмовому або спеціально виготовленому бланку. Такий лист є офіційним запрошенням на участь і перепусткою.
Лист-вітання – це діловий спосіб вияву уваги й поваги до своїх колег, співробітників, партнерів. Зміст і стиль листа-вітання залежатиме від нагоди чи приводу до його написання й рівня знайомства адресанта з адресатом.
Ювілейні листи-вітання містять не тільки обов’язкові Вітаю (-ємо) або Зичу (-имо), а й спогад про щось особливе в житті чи характері ювіляра. Урочистий стиль засвідчує уважне ставлення до колег, ділових партнерів, підлеглих, клієнтів, ділових конкурентів або друзів.
Лист-подяка – один з необхідних елементів ділової етики. У ньому висловлюють вдячність за фінансову чи інформаційну підтримку, вдале художнє оформлення щойно виданих книг, плакатів, реклам, уміло організовану ділову зустріч (культурний захід, спортивне змагання, прочитані лекції, участь у конкурсі), за багаторічну працю на певному підприємстві, у фірмі, установі тощо.
Подяка має бути вчасно висловленою, щирою. Для спонсора лист-подяка за моральну й матеріальну підтримку означатиме Й сподівання на подальшу співпрацю. Лист-подяка – це єдиний службовий лист, який краще написати від руки – грамотно, лаконічно, коректно й привітно.
Лист-вибачення – документ, текст якого містить вибачення за порушену домовленість щодо терміну виконання ділової угоди чи допущені бухгалтерські помилки в розрахунках за надані послуги. Необхідний елемент партнерської етики. Висловлює жаль за провину (прорахунок, неуважність) і запевнення в готовності негайно виправити становище.
Лист-відмова. Написання таких листів вимагає від їх авторів епістолярної майстерності, потребує вміння дати категоричну відмову коректно, пом’якшити ситуацію, у доброзичливому тоні, ввічливо й тактовно, глибоко та переконливо аргументуючи її причину й доводячи адресатові неможливість подальшої співпраці.
Лист-нагадування. Найчастіше це нагадування про наближення або закінчення терміну певного зобов’язання чи проведення заходу, про необхідність оплати прострочених платежів чи рахунків, вимога вчасно подати до видавництва запланований рукопис книги, підготувати й подати тези доповіді на важливій конференції тощо.
Лист до боржників має бути ввічливим, коректним, небагатослівним, а вимога – обгрунтованою, делікатною, з пропозицією звернути увагу на зазначений фінансовий недогляд і усунути його, або з пропозицією прийнятного для обох сторін виходу з ситуації, що склалася; чи категорична й рішуча вимога виплатити борг у запропонований термін; або ж нагадування про тимчасову перерву у виконанні робіт замовника-боржника. У разі припинення дії контракту чи необхідності звернутися до суду для розв’язання суперечливого питання листа має бути категоричним, проте тактовним і стриманим. Переважно починається словом Нагадуємо.
Рекламаційний лист (від. лат. reclamatio – “несхвалення, нарікання, обурення, скарга, протест”) надсилається діловому партнерові, який не виконав (не дотримався, порушив) умови укладеної угоди або ж недобросовісно (неякісно) виконав узяті на себе обов’язки.
Причиною нарікань (претензій) може бути невиконання всіх пунктів угоди: неякісний товар, його недостача, прострочений термін постачання, незадовільна якість чи невідповідний зовнішній вигляд упаковки. У рекламаційному (претензійному) листі автор вимагає від виробника заміни неякісного товару, до постачання недостачі, відсоткової знижки вартості товару чи сплати штрафу. Претензії слід викладати тактовно, інколи – з уживанням “холодно-ввічливих” фраз, тоді до листа додають акти експертизи бракованого товару: Просимо терміново виправити становище й надіслати в_термін; Просимо
Надіслати недостачу товару; Надсилаємо Вам претензію у зв’язку з…; Просимо розпорядитися надісланими Вами неякісними товарами й повідомляємо про відмову їх прийняття.
Лист-претензія подібний до листа-вимоги щодо невиконання, порушення діловим партнером договірних зобов’язань, спільно прийнятих домовленостей, іноді – через бухгалтерський недогляд, безпідставні звинувачення у виробничих не-доопрацюваннях, які партнер не допускав.
Згідно з чинним законодавством, саме претензійні листи є засобом врегулювання непорозумінь на добровільних засадах і навіть обов ‘язковою попереджувальною стадією перед позивом до народного чи арбітражного суду. Претензії можуть бути подані щодо невідповідності якості продукції, нестачі товарів, невчасних розрахунків, прострочення у постачанні товарів, псування їх, втрата вантажів транспортними організаціями, інших порушень договірних умов.
При задоволенні претензії відповідь на рекламацію подають рекомендованим листом або телексом, у разі відмови – рекомендованим листом з доданням усіх необхідних документів.
Рекламні листи. Відомо, що основою й запорукою успіху будь-якої торгівлі є реклама (від лат. reclamo – “кричу, вигукую”). З огляду на це одним із важливих кроків для встановлення міцних ділових взаємин є обмін рекламними матеріалами з метою надання якомога ширшої й детальнішої інформації про продукцію, послуги тощо, які можуть стати основою майбутнього партнерства.
Найпопулярнішим, найпростішим і найдоступнішим засобом реклами була й залишається друкована продукція – проспекти, буклети, каталоги, рекламні листівки, брошури, прес-релізи тощо.
Повідомити ділового партнера про надсилання тих чи інших матеріалів можна за допомогою таких висловів: Представляємо деяку інформацію про…; Додаємо опис, перелік, список…; Пропонуємо підшивку з інформацією про наші нові…; Звертаємо Вашу увагу на наш новий прес-реліз, яким ми інформуємо про нашу продукцію й послуги у сфері…; На Ваше прохання надсилаємо примірник нашого останнього каталогу; Додаємо наш прейскурант, щоб Ви могли мати повне уявлення про те, в яких сферах ми поширюємо інформацію і чи можемо бути ко рисними для Вас; Дякуємо (вдячні) за постійну підтримку; Висловлюємо вдячність за співробітництво.
Зразок рекламного листа
Бланк видавництва Національний університет
Харчових технологій Проректорові з навчально-методичної роботи доц. Яровому В. Л.
Шановний Володимире Леонідовичу!
Видавничий центр “Академія” пропонує Вашій увазі науково-методичну літературу для вищих закладів освіти, видану протягом 2004 року:
1. Фіцула М. М. Педагогіка. – К.; ВЦ “Академія”, 2004. – 544 с.
2. Бойко О. Д. Історія України. К.: ВЦ “Академія”, 487 с.
3. Кочерган М. П. Вступ до мовознавства. – К.: ВЦ “Академія”, 2004. – 232 с.
4. Чижевський Д. Історія української літератури. – К.: ВЦ “Академія”, 2004. – 580 с.
Книги можна придбати для бібліотеки університету в необхідній кількості у видавництві “Академія” (вул. Дегтярів-ська, 38/44) або замовити за цією адресою (відділ реалізації) за ціною видавництва.
Замовлені книги надсилаються післяплатою з їх виходом у світ.
Телефон для довідок: 412-40-60, відділ реалізації. Чекаємо Ваших замовлень.
Директор
Видавництва (підпис) Мостовий Г. О.
(2 votes, average: 4,50 out of 5)