Українська мова за професійним спрямуванням – Галузинська Л. І. – 3.5. Вимоги до мови ділових паперів
З огляду на підстилі та жанри офіційно-ділового стилю найголовнішими його мовними засобами є такі.
Лексика. В основі ділової української мови лежить загальнозрозуміла, нейтральна, нормована, міжстильова, так звана книжна лексика. Відтінок книжності мають слова з абстрактним значенням (виконання, дозволяється, розробляється), дієслова (здійснювати, надсилати, призначити), вмотивовані слова, що відповідають змістові документа: синоніми (замісник – заступник); іншомовні слова (за доцільністю вживання).
Книжна лексика характерна для стилів, які здебільшого мають писемний вираження (науковий, діловий, художній і публіцистичний). Значне місце в ній посідають слова із суфіксами – ання, – ення, – іння, – ство, – цтво: функціонування, примирення, покоління, товариство, співробітництво. Незначний рівень книжності мають дієслова на – увати, – ювати: торгувати, утримувати, уповільнювати, заповнювати, віддієслівні іменники на – ння, – ття: спостереження, прийняття, посвідчення, прибуття.
Для ділового мовлення важливе значення має синонімія, адже вона покликана якнайточніше відтворювати найтонші елементи людської думки. Незнання синонімічних можливостей слова часто призводить до помилок, а уміле їх використання робить мовлення багатшим, досконалішим. Добираючи слова з синонімічного ряду, треба враховувати відтінок значення, стильову належність певного слова. Прикладами синонімів є: документи – ділові папери, джерела, першоджерела; думка – твердження, ідея, задум; реалізація – виконання, втілення, здійснення, впровадження; період – етап (епоха, ера), час, пора, вік, проміжок часу; рішення – вирішення, розв’язання, розв’язок, ухвала, постанова, присуд, вирок, вердикт.
Для багатозначних слів і омонімів основним джерелом точної передачі значення є контекст – змістове оточення слова, вжитого в тексті. Зважати на лексеми, які стоять поряд із певним словом, слід також і при перекладі (“заместитель директора” и “временный заместитель” – не одне й те саме).
Особливої точності у вживанні однозначності вимагають терміни. Серед термінологічної лексики є низка слів, якими послуговуються мовці в різних стилях: аргумент, дослідження, теорія, чинник, справа, стимул. Але найчастіше терміни належать до певної сфери мовлення. Наприклад, у науковій: експеримент, гіпотеза, дедукція, індукція, лексикологія, синтаксис, в адміністративно-діловій: циркуляр, акт, бюджет, протокол, формуляр.
Під час укладання ділової документації певні труднощі створюють пароніми (спільнокореневі слова, схожі за будовою й вимовою, але різні за значенням, про них ітиметься в частині, присвяченій лексичним нормам професійної мови). Незначна різниця у вимові слів ускладнює їх засвоєння, призводить до неправильного вживання. Тому, щоб уточнити значення та правопис потрібної лексеми, варто звертатися до відповідних словників. Наприклад: поживний – споживчий – споживацький: поживний – придатний для споживання, їстівний: поживні речовини; споживчий – той, що слугує для задоволення потреб споживання: споживчий ринок; споживацький – властивий тому, хто прагне задовольнити власні потреби: споживацькі інтереси.
Морфологія. На рівні словоформ правильне вживання передбачає вибір найточнішої граматичної форми слова (відмінків прізвищ, слів при звертанні; вживання конкретних форм роду – назви посад, професій – і числа; написання числівників, вживання відповідних займенників (ми, Ви) та форм дієслів – інфінітива, першої та третьої особи теперішнього часу, наказового способу).
Наприклад, у сучасній українській мові обмежено вживаються активні дієприкметники теперішнього часу; з інших мов, зокрема з російської, такі форми перекладаються замінюються прикметниками або іменниками:
Українські відповідники | Російські форми |
Вирішальний Наступний Попередній Бездіяльний Вступник (до ВНЗ) Завідувач (чого? відділу) Службовець Керівний | Решающий Следующий Предыдущий Бездействующи й Поступающий (в вуз) Заведующий (чем? отделом) Служащий Руководящий |
Синтаксис. Документ, в основному, має бути розповідним, а отже, повинен містити розповідні поширені речення, найчастіше прості з прямим порядком слів, у деяких документах – складні з умовними, причиновими підрядними частинами. Можливе вживання інфінітивних конструкцій та розщепленого присудка (зробити огляд, провести операцію, давати вказівки). Вставні слова та словосполучення вживають на початку речення. Широко використовують віддієслівні іменники.
Важливим є вибір прийменника у синтаксичних конструкціях (окремим аспектом нашого курсу є питання правильного вживання при перекладі та оформленні документів – і ділових, і наукових – прийменника по). Стійкі вислови є засобом називання предметів, явищ, процесів, виникли шляхом переосмислення вільних словосполучень і становлять семантичну цілісність. Вони якнайкраще характеризують стандартизований стиль ділової мови, наприклад знижувати якість, взяти до уваги, довести до відома, укласти угоду; іноді такі словосполучення є термінами: рекомендований лист, цінні папери, статутний фонд, фондова біржа тощо.
Наслідком неправильного добору слів у діловому мовленні є тавтологія (невмотивоване повторення спільнокореневих слів) та плеоназм (вживання зайвих або тотожних за значенням слів), використані без певної стилістичної мети. Надмірне захоплення зайвими словами не створює враження чогось значного, глибокого, а лише підкреслює звичайний, буденний зміст: вільна вакансія, прейскурант цін, моя автобіографія, передовий авангард, свій автопортрет, форсувати прискореними темпами тощо.
Щоб запобігти цим недоречностям, слід запам’ятати, що причинами помилок у застосуванні логічних принципів викладу найчастіше бувають:
1. Поєднання логічно несумісних слів (катахреза): жахливо добра людина, страшенно чудова доповідь.
2″ Використання зайвих слів, часто іншомовних (тавтологія): моя автобіографія, адреса місця проживання, моя власна думка.
3. Заміна особової форми дієслова активного стану зворотним дієсловом: вибачаюся замість “вибачте мені”.
4. Неправильне чергування низки однорідних членів речення: діти, жінки, матері-годувальниці (матері-годувальниці – також жінки); фахівець з китайської та східної медицини (Китай – також Схід).
5. Неправильна координація присудка зі складеним підметом: Ніхто з нас не підтримали доповідача.
6. Порушення порядку слів (частин речення) у реченні: Секретарка сиділа у приймальні, яку ми вперше бачили.
7. Вживання дієприслівникового звороту на місці підрядного речення: Завершивши підготовку дисертації, доцентові запропонували захищати її в Національному університеті імені Тараса Шевченка.
8. Порушення смислового зв’язку між окремими висловлюваннями у тексті: Інші речовини з подібними властивостями відсутні (незрозуміло, чи відсутні речовини, чи інші властивості); Чотири подібних автомати обслуговують кілька тисяч людей (невідомо, хто є суб’єктом дії – люди чи автомати).
9. Невміння поділити текст на абзаци.
При складанні тексту документа мають виконуватися вимоги, найголовніші з яких: вірогідність та об’єктивність змісту, нейтральність вислову, повнота інформації та максимальна стислість викладу.
Узагальнюючи сказане вище, розглянемо мовні засоби ділового стилю з прикладами правильного слововживання та побудови:
1. Слід правильно й у певній послідовності розміщувати реквізити документа.
2. Текст викладають від третьої особи. Наприклад: комісія ухвалила…; інститут просить…; ректорат клопочеться…
Від пертої особи укладають заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.
3. Не потрібно вживати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.
4. Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, у зв’язку з, згідно з, з метою, потрібний для, в порядку.
5. Уживати синтаксичні конструкції типу:
Доводимо до Вашого відома, що… Нагадуємо Вам, що… Підтверджуємо з вдячністю… У порядку надання матеріальної допомоги.,.. У зв’язку з вказівкою… Відповідно до попередньої домовленості… Відповідно до Вашого прохання…
6. Дієприслівникові звороти вживати на початку речення: Враховуючи… Беручи до уваги… Розглянувши.. . Вважаючи…
7. Уживати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови й зрозумілі для широкого кола читачів.
8. Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові, означення стоїть перед означуваними словами, додатки – після керівного слова, вставні слова – на початку речення).
9. Щоб не образити партнера, слід замінити активну форму дієслова на пасивну. Наприклад:
Ви не відповіли на лист-запит (неправильно);
Вами ще не дано відповідь на лист-запит {правильно).
Якщо ж важливо зазначити конкретного виконавця, то тоді треба вживати активну форму. Наприклад: університет не гарантує…; комісія підтверджує…; телевізійне агентство повідомляє…
10. Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію…; затвердити пропозицію…; попередити правління…
11. У розпорядчих документах треба вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: наказую…; пропоную.,.
12. Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у справочинстві, за загальними правилами:
Р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук.
13. Надавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів:
Шановний… Високошановний”. Вельмишановний”. Високоповажний…
(1 votes, average: 5,00 out of 5)