Українська мова професійного спілкування – Зоряна Мацюк – Розділ 6 ДОКУМЕНТ ЯК ОСНОВНИЙ ВИД ПИСЕМНОГО ДІЛОВОГО МОВЛЕННЯ
§ 1. Документ, його функції. Класифікація документів
Документ (з лат. documentum – повчальний приклад, спосіб ведення) – це основний вид писемного ділового мовлення, що є засобом фіксації на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та результати розумової діяльності людини. Він оформлений у встановленому порядку і відповідно до чинного законодавства має юридичну силу.
Як джерело та носій інформації документи широко використовують у повсякденному житті, вони сприяють удосконаленню внутрішньої організації підприємств, установ та закладів різного типу, є підставою для прийняття рішень та проведення довідково-пошукової роботи, є засобом засвідчення, спростування чи доведення окремих фактів. За допомогою документів налагоджуються офіційні, службові, ділові, партнерські контакти між людьми та державами.
У людському суспільстві документи виконують багато функцій, основною з яких є інформаційна. Похідними від основної є функції доказова, облікова та управлінська1.
Документ має відповідати таким основним вимогам:
– видаватися уповноваженим органом або особою відповідно до її компетенції;
– не суперечити чинному законодавству і директивним вказівкам вищих органів влади;
– бути точним, достовірним і переконливим;
– бути належно відредагованим та оформленим відповідно до чинних стандартів;
– містити конкретні й змістовні вказівки та пропозиції;
– бути придатним для тривалого зберігання.
Дотримання цих вимог у практичній роботі з документами дає змогу скоротити час на їх складання та опрацювання, а також організувати чіткий контроль за проходженням і виконанням, налагодити нові ділові відносини та продемонструвати ступінь володіння навичками професійного спілкування. Правильно складений та оформлений документ є свідченням високого рівня культури його виконавця. Тому важливим і неодмінним складником фаховості майбутнього працівника будь-якого профілю є набуття вмінь та навичок роботи з документами.
Відповідно до загальних ознак документи поділяють на2:
1. За способом фіксації інформації:
– письмові – рукописні або виготовлені за допомогою друкарських пристроїв та розмножувальної техніки;
– графічні – документи, в яких зображення об’єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні (графіки, рисунки, малюнки, схеми, плани);
– фото – й кінодокументи – створені способом фотографування й кінематографії (фото – і кіноплівки, фотокартки);
– фонодокументи – створюються за допомогою будь-якої системи звукозапису й відтворюють звукову інформацію (запис під час проведення засідань, зборів, нарад тощо).
2. За призначенням:
– організаційні – документи, які закріплюють функції, обов’язки та права органів протягом тривалого часу (положення, статути, правила, інструкції тощо);
– розпорядчі – документи, за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво в конкретній установі, організації, фірмі, на підприємстві (постанови, розпорядження, накази, вказівки, ухвали тощо);
– інформаційні – документи, що містять інформацію про фактичний стан справ в установі. Вони є підставою для прийняття розпорядчих документів і мають допоміжний характер порівняно з організаційно-розпорядчою документацією. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома (довідки, протоколи, акти, доповідна і пояснювальна записка, доповіді, звіти, плани робіт тощо)3.
3. За назвою:
– заява;
– автобіографія;
– резюме;
– протокол;
– наказ;
– доручення;
– розписка тощо.
4. За походженням:
– службові-документи, що стосуються діяльності підприємств, установ, організацій;
– особисті – документи, які стосуються конкретних осіб поза межами виконання службової діяльності.
5. За місцем складання:
– внутрішні – документи, чинні в межах організації, установи, де їх складено;
– зовнішні – документи, які є результатом спілкування між різними установами, організаціями чи службовими особами, що їх представляють (вхідні та вихідні документи).
6. За формою:
– стандартні (типові) – документи, складені за зразком, мають однакову форму і заповнюються в певній послідовності за обов’язковими, строго регламентованими правилами. Документи високого рівня стандартизації (трафаретні) виготовляються друкарським способом: незмінна частина тексту документа існує у вигляді бланка, а для змінної залишають вільні місця;
– індивідуальні – документи, які створюють у кожному конкретному випадку для вирішення окремих ситуацій.
7. За терміном виконання:
– нетермінові (звичайні, безстрокові) – документи, які розглядають згідно з черговістю надходження;
Термінові – документи, термін розгляду яких визначено законом, відповідним правовим актом або адміністрацією, а також документи, що мають позначку “Терміново” або, Дуже терміново”.
8. За ступенем гласності:
– несекретні (звичайні, для службового користування);
– секретні (таємні) або Цілком секретні (цілком таємні) – документи цього виду мають спеціальну позначку “Таємно” або, Дуже таємно”. Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності.
9. За стадіями створення:
– оригінали – основний вид документа, перший і єдиний його примірник;
– копії-Це точне відтворення оригіналу. Розрізняють такі види копій: а) відпуск – повна копія відправленого з установи документа, яка залишається у відправника; б) витяг – копія не всього документа, а лише його частини, наприклад, витяг з протоколу; в) дублікат – другий примірник документа, який видають у разі втрати оригіналу, має юридичну силу оригіналу.
10. За складністю:
– прості – містять інформацію з одного питання;
– складні – містять інформацію щодо двох і більше питань,
11. За терміном зберігання:
– тимчасового зберігання-термін зберігання встановлюють у межах 10 років;
– тривалого зберігання – термін зберігання обмежується 10 роками;
– постійного зберігання – для цих документів не існує терміну давності.
12. За технікою відтворення:
– рукописні;
– відтворені механічним способом;
– відтворені електронним способом.
13. За спеціалізацією:
– загальні;
– з адміністративних питань;
– спеціалізовані – сукупність документів, які взаємодіють, створюють цілісність. Виділяють системи документації з фінансових, юридичних, комерційних та інших питань.
Діяльність, що охоплює документування й організацію роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій, називають справочинством, або діловодством. У цій роботі беруть участь усі працівники апарату управління: одні – створюють документи, інші забезпечують їх передавання, треті керуються документами в практичній діяльності.
(2 votes, average: 4,00 out of 5)