Організація праці менеджера – Скібіцька Л. І. – 7.3. Документування та документальне забезпечення діяльності підприємства
У процесі адміністративної та господарської діяльності підприємств виникає необхідність у складанні низки документів. Робота з документами займає від 45 до 70 % робочого часу керівників та спеціалістів підприємств сфери обслуговування.
Діловодство – Це діяльність, яка охоплює питання документування та роботи з документами при виконанні управлінських функцій і включає всі види робіт по оформленню, виготовленню документів, опрацювання вхідних та вихідних документів, контролю за їх виконанням.
До діловодства відносять документування процесу управління, документаційне забезпечення, роботу з готовими документами, які створені в даній установі або отримані ззовні.
Діловодство в організації встановлює загальні правила документування управлінської діяльності у структурних підрозділах і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі до архіву.
Ці правила визначають порядок ведення діловодства, його положення поширюються на всю службову документацію, що створюється засобами обчислювальної техніки, при цьому комп’ютерні (автоматизовані) технології опрацювання документальної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів. Також визначається порядок ведення діловодства щодо документів з обмеженим доступом, а також діловодства при розгляді заяв, скарг та пропозицій.
Правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів розробляються згідно з вимогами основних положень Єдиної державної системи діловодства, державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію та нормативних актів і методичних рекомендацій Головного архівного управління щодо організації документального забезпечення.
Загальне керівництво роботою служби документального забезпечення здійснює керівник організації або один із його заступників згідно з розподілом службових обов’ язків.
Відповідальність за організацію та ведення діловодства відповідно до вимог Єдиної державної системи діловодства, державних стандартів, а також методичне керівництво діловодством у структурних підрозділах покладається на канцелярію. Вимоги керівника цієї служби є обов’язковими для всіх працівників управлінського апарату організації.
Відповідальність за дотримання встановлених правил діловодства, його стан в структурних підрозділах, а також за зберігання і використання документів, що перебувають на виконанні, до передачі їх на архівне зберігання, покладається на керівників підрозділів.
Безпосереднє ведення діловодства у відповідних структурних підрозділах здійснюють діловоди (секретарі, інспектори, офіс-менеджери).
При організації діловодства необхідно керуватися принципами:
O оперативності (швидка та чітка робота з документами), сучасне технічне оснащення (використання ПЕОМ, факсів, ксероксів, засобів малої оргтехніки, що полегшують роботу з документами, нумератори, степлери);
O доцільності всіх діловодних операцій (кожний вид роботи з документами має бути необхідним в діяльності підприємства);
O вмілого поєднання документального забезпечення управління з бездокументальним. Документування – Це процес створення документів.
Документування інформації є обов’язковою умовою віднесення до інформаційних ресурсів. Здійснюється воно в порядку, який визначається органами державної влади, відповідальними за організацію діловодства та стандартизацію документів.
Документування включає наступні операції: підготовка, складання, узгодження, оформлення та виготовлення документів.
На підприємстві має бути встановлений єдиний порядок (єдині вимоги) до складання документів та роботи з ними. Він може бути закріплений інструкцією по діловодству (документальному забезпеченню управління підприємством) або доведений до співробітників у вигляді спеціальних інструктажів, практичних занять і відповідати критеріям оцінки якості документування систем управління (табл. 7.1).
Таблиця 7.1
КРИТЕРІЇ ОЦІНКИ ЯКОСТІ ДОКУМЕНТУВАННЯ В СИСТЕМАХ УПРАВЛІННЯ
Принцип документування | Документація | |
Процес – фіксація, передавання, використання, зберігання документів | Система-комплекс взаємопов’язаних документаційних систем і підсистем | |
Доцільність | Відсутність можливості використання бездокументаційних каналів зв’язку | Відповідність процедурам реалізації управління і відсутність надлишкової інформації |
Достовірність | Достовірність вихідної інформації та відсутність помилок | Об’єктивність відображення фактів, чітка термінологія |
Повнота | Достатність інформації для прийняття рішень | Відповідність чинним уніфікованим системам, стандартам |
Правомірність | Відповідність чинному законодавству, правильність оформлення | Те саме |
Системність | Комплексність раціоналізації документообігу | Поєднання уніфікованих стандартних систем і підсистем в галузевому, функціональному і територіальному розрізах |
Технологічність | Пристосованість форм документів для машинної обробки на робочому місці | Пристосованість уніфікованих систем до автоматизованої обробки |
Оперативність | Мінімальне пролежування документа | Адаптивність, рухливість документаційних систем і підсистем |
Використання стандартів під час документування має на меті забезпечити юридичну силу документів, сприяти їх оперативному виконанню з наступним використанням в довідкових та наукових цілях, створити передумови для автоматизованої обробки інформації, що в них міститься, оперативного її пошуку, скоротити затрати на документування та опрацювання документів.
Враховуючи рекомендації стандартів, можна створити альбом (справу, файл) зразків документів, що найчастіше використовуються в практичній діяльності підприємства, які надалі будуть застосовуватися його працівниками.
Таблиця 7.2
МЕТОДИ КОНТРОЛЮ ЗА СТАНОМ ДОКУМЕНТАЛЬНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ
Об’єкт контролю | Методи контролю |
Наявність і виконання інструкції з документаційного забезпечення управління | Вибіркова перевірка виконання основних вимог інструкції |
Наявність і виконання посадових інструкцій секретарем, діловодом, інспектором з контролю виконання та іншими працівниками діловодства | Вибіркова перевірка виконання основних вимог інструкції. Відсутність конфліктів, зумовлених неправильним розподілом функцій |
Наявність і використання бланків, якість оформлення документів | Перевірка оформлення основних видів документів |
Оперативність документообігу | Перевірка картотек, журналів і документів з точки зору наявності відмітки про виконання і дотримання термінів проходження документів в апараті управління. Виявлення причин, що затримують проходження документів |
Наявність і використання карткової системи реєстрації документів | Перевірка картотеки |
Дотримання виконавчої дисципліни | Виявлення динаміки зниження (збільшення) питомої ваги документів, строк виконання яких не витримано, в загальному обсязі виконаних документів, а також причини затримки |
Наявність і використання номенклатури справ | Перевірка наявності справ, передбачених номенклатурою, і не врахованих справ, правильності їх ведення |
Організація зберігання документів | Перевірка і забезпечення засобів зберігання документів у робочий і неробочий час, наявність відповідальних за це осіб |
Обсяг документообігу | Виявлення динаміки зниження (збільшення) кількості опрацьованих документів в апараті управління. З’ясування причин збільшення обсягу документообігу. |
Організація роботи з пропозиціями, заявами і скаргами громадян | Перевірка виконання службою документаційного забезпечення відповідних інструкцій, строків виконання, правильності обліку, реєстрації і зберігання документів |
Підготовка і передача справ у відомчий архів | Перевірка роботи експертної комісії, протоколів її засідань, дотримання строків списання справ і правил передавання їх у відомчий архів |
Нормування праці персоналу, зайнятого документаційним обслуговуванням (секретарі, діловоди та ін.) | Наявність норм часу і перевірка їх виконання. |
Підвищення кваліфікації діловодного персоналу | Перевірка періодичності навчання працівників служби документаційного забезпечення в інститутах підвищення кваліфікації, на курсах і семінарах |
Робота з документами підприємства складається з таких етапів: приймання, розподіл, контроль виконання, довідкова робота, формування справ, передархівна обробка, використання, зберігання документів.
Ступінь досконалості технологічної схеми роботи з документами визначається оперативністю пересування та виконання документів та ефективністю забезпечення керівництва підприємства документованою інформацією.
(2 votes, average: 3,00 out of 5)