Організація бізнесу – Скібіцький О. М. – 14.3. Використання інформаційних комп’ютерних технологій! в основних функціях менеджменту
14.3.1. Інформаційна технологія
Інформаційна технологія – система методів і способів збору, передачі, нагромадження, обробки, збереження, подання й використання інформації на основі застосування технічних засобів.
Управлінська діяльність у будь-якій організації заснована на переробці даних і опрацюванні вихідної інформації, що припускає наявність технології перетворення вихідних даних у результативну інформацію.
Інформаційні технології відповідно до походження інформаційних процесів класифікуються на технології:
O збору інформації;
O передачі інформації;
O нагромадження інформації;
O обробки інформації;
– збереження інформації;
O подання інформації;
O використання інформації.
Конкретна інформаційна технологія для своєї реалізації припускає наявність:
O комплексу відповідних технічних засобів, що реалізують сам інформаційний процес;
O системи засобів управління технічним комплексом (програмні засоби);
O організаційно-методичного забезпечення, що погоджує реалізацію всіх дій технічних засобів і персоналу в єдиний технологічний процес.
Поява в другій половині 60-х рр. XX ст. великих продуктивних ЕОМ (в обчислювальних центрах) було початком формування “електронної”, або “комп’ютерної” технології.
Інформаційна технологія управління повинна містити як мінімум три найважливіших компоненти обробки інформації: облік, аналіз і прийняття рішень.
Сформовані в 60-х рр. концепції застосування автоматизованих систем управління (АСУ) не завжди і не повною мірою відповідають задачі удосконалювання керування й оптимальної реалізації компонентів інформаційної технології, у ряді випадків далекі від реального механізму оперативного керування.
В існуючих АСУ поняття “системи” не включає вирішальної ланки управління – користувача. Ігнорування цієї принципової обставини призвело до того, що розширення мережі АСУ і підвищення потужності їхніх обчислювальних засобів забезпечили завдяки великим масивам первинних даних поліпшення в основному облікових функцій управління (довідкових, статистичних, відстежуючих). Облікові функції дозволяють визначити тільки минулий стан об’єкта керування і не дозволяють оцінити перспективи його розвитку.
З появою персональних комп’ютерів та їх мереж (включаючи ІНТЕРНЕТ) на “гребені мікропроцесорної революції” відбувається принципова модернізація ідеї АСУ: підвищення однорідності технології обробки інформації і децентралізації управління. Це відображується в системах підтримки прийняття рішення (СППР) і експертних системах (ЕС), які характеризують новий етап комп’ютеризації технології організаційного управління, власне кажучи – етап персоналізації АСУ. Системність – основна ознака СППР і визнання того, що сама ЕОМ не може замінити людину.
Можливості ЕОМ розширюються за рахунок структуризації користувачем розв’язуваних задач і поповнення бази знань, а можливості користувача – за рахунок автоматизації тих задач, що раніше було недоцільно переносити на ЕОМ з економічних або технічних міркувань. Стає можливим аналізувати наслідки різних рішень і одержувати відповіді на питання типу “що буде, якщо…?”, не витрачаючи часу на трудомісткий процес програмування.
Найважливіший аспект упровадження СППР і ЕС – раціоналізація повсякденної діяльності працівників керування. Структура інформаційних технологій:
O Комплекс технічних засобів, що базуються на комп’ютерах та їх мережах;
O система програмних засобів, що забезпечують функціонування комплексу технічних засобів;
O система організаційно-методичного забезпечення, що погоджує використання технічних засобів і діяльність управлінського персоналу.
У складі комплексу технічних засобів забезпечення інформаційних технологій виділяють засоби комп’ютерної техніки і засоби організаційної техніки.
Сучасні засоби комп’ютерної техніки можуть бути класифіковані в такий спосіб:
O персональні комп’ютери;
O корпоративні комп’ютери
O суперкомп’ютери.
Персональні комп’ютери являють собою обчислювальні системи, всі ресурси яких цілком спрямовані на забезпечення діяльності одного автоматизованого робочого місця (АРМ) управлінського працівника.
Корпоративні комп’ютери (міні-ЕОМ) являють собою обчислювальні системи, що забезпечують спільну діяльність багатьох управлінських працівників у рамках однієї організації, одного проекту, однієї сфери інформаційної діяльності при використанні тих самих інформаційно-обчислювальних ресурсів. Це обчислювальні системи для багатьох користувачів, що мають центральний блок з великою обчислювальною потужністю і значними інформаційними ресурсами, до якого приєднується велика АРМ з мінімальною оснащеністю (відеотермінал, клавіатура, пристрій позиціонування типу “миша” і, можливо, пристрій друку – принтер, АЦПУ, плоттер тощо).
У принципі як робочі місця, що приєднані до центрального блоку корпоративного комп’ютера, можуть бути використані й персональні комп’ютери робочі станції.
Сфера використання корпоративних комп’ютерів – реалізація інформаційних технологій забезпечення управлінської діяльності у великих фінансових і виробничих організаціях, організація різних інформаційних систем, що обслуговують велику кількість користувачів у рамках однієї функції (біржові і банківські системи, бронювання і продаж квитків для надання транспортних послуг населенню тощо).
Суперкомп’ютери – являють собою обчислювальні системи з граничними характеристиками обчислювальної потужності й інформаційних ресурсів. Використовуються у військовій і космічній сферах, у фундаментальних наукових дослідженнях, глобальному прогнозуванні погоди. Наведена класифікація досить умовна, оскільки інтенсивний розвиток технологій виробництва електронних компонентів і значний прогрес у вдосконалюванні архітектури комп’ютерів призводять до розмивання меж між зазначеними класами засобів обчислювальної техніки.
Програмні засоби сучасних інформаційних технологій у цілому підрозділяються на системні і прикладні.
Системні програмні засоби призначені для забезпечення діяльності комп’ютерних систем як таких. В їхньому складі виділяють:
O тестові і діагностичні програми;
O антивірусні програми;
O операційні системи;
O командно-файлові процесори (оболонки).
Тестові і діагностичні програми призначені для перевірки працездатності окремих вузлів комп’ютера і компонентів програмно-файлових систем і, можливо, усунення виявлених поломок.
Антивірусні програми призначені для виявлення і, можливо, усунення вірусних програм, що порушують нормальну роботу обчислювальної системи.
Операційні системи є основними системними програмними комплексами, що виконують наступні основні функції:,
O тестування працездатності обчислювальної системи і її настроювання при первісному включенні;
O забезпечення синхронної й ефективної взаємодії всіх апаратних і програмних компонентів обчислювальної системи в процесі її функціонування;
O забезпечення ефективної взаємодії користувача з обчислювальною системою.
Прикладні програмні засоби забезпечення управлінської діяльності класифікуються в такий спосіб:
O системи підготовки текстових документів;
– системи обробки фінансово-економічної інформації;
O системи управління базами даних; 9 особисті інформаційні системи;
O системи підготовки презентацій; 9 системи управління проектами;
O експертні системи і системи підтримки прийняття рішень;
– системи інтелектуального проектування й удосконалювання систем управління;
O інші системи.
Системи обробки фінансово-економічної інформації призначені для обробки числових даних, що характеризують різні виробничо-економічні і фінансові явища й об’єкти, і складання відповідних управлінських документів і інформаційно-аналітичних матеріалів. Вони містять у собі:
O універсальні табличні процесори;
O спеціалізовані бухгалтерські програми; Концепція електронного офісу
Проблеми підвищення рівня ефективності діяльності персоналу офісу можна вирішити за допомогою концепції так званого електронного (автоматизованого) офісу. Комплексне використання сучасних технічних засобів для автоматизації процедур і функцій управління (обробка текстів, їхнє редагування, збереження і пошук, передача інформації з каналів електрозв’язку усередині офісу і за його межі, інформаційне обслуговування персоналу офісу, деякі аспекти процесу підготовки й ухвалення рішення тощо), засобів програмної підтримки, підходів до проектування приміщень офісу, охорони праці персоналу тощо.
Незважаючи на порівняно невеликий термін, концепція електронного офісу вже пройшла у своєму розвитку два етапи, і в даний час успішно реалізується третій.
Для першого етапу була характерна орієнтація на автоматизацію рутинних, часто повторюваних операцій, здійснюваних секретарями або технічним персоналом офісу, установи. Характерним прикладом таких операцій є машинописні роботи. Для підвищення продуктивності праці при їхньому виконанні були створені так звані пристрої обробки текстів (організаційні автомати), що дозволяють швидко виправляти і редагувати різні документи, а також створювати і використовувати шаблони при підготовці документів.
На другому етапі розвитку автоматизованих офісів окремі пристрої поєднувалися за допомогою внутрішніх ліній зв’язку в єдину мережу, що дозволяло здійснювати ряд додаткових функцій, таких, як автоматизований зв’язок між різними робітниками, спільна робота над документами, автоматизований контроль виконання документів тощо.
Третій етап розвитку електронних автоматизованих офісів зв’язаний із широким застосуванням персональних комп’ютерів і створенням на їхній основі АРМ. АРМ поєднуються за допомогою комунікаційних засобів у єдину систему (мережу), що має доступ до всіх обчислювальних ресурсів офісу, базам даних, а також до зовнішніх джерел інформації. При цьому значно прискорюється можливість інформаційного обміну між користувачами мережі, автоматизуються деякі традиційні операції, пов’язані з прийомом і відправленням кореспонденції й інших документів по каналах зв’язку.
Типове АРМ складається з ПК, оснащеного при необхідності додатковими пристроями, що розширюють Його функціональні можливості, і периферійного устаткування (принтера, сканера, графобудівника). Крім того, кожне робоче місце оснащується відповідною оргтехнікою стосовно до функцій, виконуваним на даному робочому місці.
Для кожного співробітника (групи співробітників) розробляється й оснащується АРМ, професійно орієнтовані на виконання конкретних функцій управління. Така орієнтація реалізується за допомогою вибору й установки відповідного програмного забезпечення.
Текстові редактори (або сучасні текстові процесори) виявилися першим компонентом електронного офісу, оскільки проблема обробки тексту і його перетворення є однією з основних задач діловодства.
Поява наступного компонента дозволила реалізувати за допомогою комп’ютера функцію інформаційного обміну, яка властива системі телефонного і поштово-телеграфного зв’язку. Таким компонентом стала система електронної пошти для обміну інформацією між користувачами на комп’ютерах з багатьма користувачами, а потім і в мережах.
Трохи пізніше стали використовуватися системи розробки баз даних (своєрідних електронних картотек), а також електронні таблиці (пізніше названі табличними процесорами) для виконання різних (іноді дуже складних) розрахунків. Надалі в офісах стали використовуватися системи ділової графіки, необхідні для наочності виконуваних офісних процедур. Усі перераховані компоненти службової діяльності персоналу офісу відповідають спеціалізованим пакетам, призначеним для комплексної автоматизації згаданих функцій.
Одним з таких пакетів є офісна система Microsoft Office. Усі програм ні продукти цієї системи не тільки уніфіковані, але й інтегровані між собою, що дозволяє в рамках рішення якої-небудь ділової проблеми здійснювати інформаційний обмін, незалежно від того, з яким типом документа ви працюєте.
Використання ПК в офісі не виключає, а навпаки, підсилює роль засобів організаційної техніки, розробленої на основі застосування новітніх досягнень електроніки, такий, як: скануючі пристрої (сканери), факс-модемні та мережні плати, копіювальні багатофункціональні машини, факсимільні апарати, слайд-принтери тощо.
Практична реалізація концепції електронного офісу поступово призводить до зміни стилю і методів керування, до перегляду і перерозподілу функцій персоналу, підвищення продуктивності праці при виконанні цілого ряду діловодних операцій.
У той же час впровадження електронних офісів має і деякі негативні наслідки. Основним з них є негативний вплив на організм людини електронної техніки, інтенсивно використовуваної на робочих – місцях. Крім того, погіршуються можливості особистих контактів персоналу офісу, що позначається на загальному психологічному кліматі в колективі.
Нові технічні засоби й інформаційні технології покликані забезпечити підвищення продуктивності праці в офісній і адміністративній діяльності. Технічні засоби і комп’ютерні технолога, адміністративні й офісні системи виконують у сутності допоміжні роботи, пов’язані з обробкою інформаційних масивів. Процес прийняття рішень залишається прерогативою людини.
(1 votes, average: 5,00 out of 5)