Митні інформаційні технології – Пашко П. В. – 6.1. Вимоги до уніфікованої системи документів
Розділ 6. КЛАСИФІКАЦІЯ ТА КОДУВАННЯ ІНФОРМАЦІЇ
6.1. Вимоги до уніфікованої системи документів
Інформація, що циркулює в системі управління, об’єднується у смислові групи і фіксується на будь-якому матеріальному носії. Таке об’єднання називається документуванням, а сам носій інформації, призначений для використання в 1С, відповідно визначається як документ.
Документообіг – процес проходження документів усередині інформаційної системи: від джерела формування до використання в управлінні.
Система документообігу має надавати можливість підготовки документів, вхідного та вихідного контролю, обліку проходження документів, ведення архівів і перетворення форматів. Документи є головним засобом подання юридично оформлених відомостей про об’єкт управління, вони становлять основну частину інформаційних потоків у системі управління.
Нині функціонує уніфікована система документації (УСД), що включає 16 уніфікованих систем документації з 4500 уніфікованих форм документів (планової, звітно-статистичної, первинно-облікової, організаційно-розпорядчої, розрахунково-грошової документації та ін.). Призначення УСД полягає у сприянні виконанню основних функцій управління економікою. Уніфікована система документації – це комплекс взаємопов’язаних документів, кожному з яких присвоєно код відповідно до класифікатора управлінської документації.
Під час виконання економічних завдань необхідно забезпечити їх порівнянність. Забезпечується це шляхом створення єдиних систем групувань, отриманих за єдиними класифікаційними ознаками, – Єдиної системи класифікації та кодування техніко-економічної інформації (ЄСКК ТЕІ).
Використання УСД та ЄСКК дає змогу забезпечити інформаційну, термінологічну, ідентифікаційну єдність показників і взаємозв’язок АІС різних сфер та рівнів управління.
З 1 червня 1999 р. набрав чинності державний класифікатор управлінської документації ДК 010-98.
Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) є складовою державної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації (табл. 6.1). ДКУД розроблено у зв’язку зі змінами у складі та змісті організаційно-розпорядчої, первинно-облікової, банківської і звітно-статистичної документації внаслідок реорганізації системи державного управління в Україні.
Система документації – сукупність взаємопов’язаних документів, що застосовуються у певній сфері діяльності.
Уніфікована система документації (УСД) – це система документації, що створена за єдиними правилами та вимогами і містить інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності.
Уніфікована система зовнішньоторговельної документації – це система документації, що використовується для виконання завдань зовнішньоторговельної діяльності.
Уніфікована форма документа (УФД) – це сукупність реквізитів, установлених відповідно до завдань у певній сфері діяльності та розташованих у певному порядку на носії інформації.
ДКУД є номенклатурним переліком назв уніфікованих форм документів з унікальними кодовими позначеннями. ДКУД використовується під час збирання й оброблення документів за відповідними уніфікованими формами всіма органами державного і господарського управління та підвідомчими підприємствами й організаціями в процесі виконання відповідних управлінських функцій згідно з чинним законодавством.
Класифікатор орієнтований на однозначне визначення (ідентифікацію) УФД, їх облік і систематизацію, контроль складу та змісту УФД У кожному класі документації, організацію ведення відповідних класів документації, забезпечення автоматизованого пошуку потрібних УФД. Кожному класу документації відповідає певна уніфікована система документації
(УСД).
Об’єктом класифікації є безпосередньо УФД, які використовуються під час виконання управлінських функцій згідно з чинним законодавством.
ДКУД орієнтовано на забезпечення оброблення інформації із застосуванням засобів комп’ютерної техніки та прогресивних інформаційних технологій. ДКУД складається з таких класів:
Організаційно-розпорядча документація (код 02);
Первинно-облікова документація (код 03);
Банківська документація (код 04);
Фінансова документація (код 05);
Звітно-статистична документація (код 06);
Планова документація (код 07);
Ресурсна документація (код 08);
Торговельна документація (код 09);
Зовнішньоторговельна документація (код 10);
Цінова документація (код 13);
Документація з праці, соціальних питань і соціального захисту населення (код 15);
Документація з побутового обслуговування населення (код 17);
Бухгалтерсько-облікова документація (код 18);
Документація з Пенсійного фонду (код 20);
Словниково-довідкова документація (код 21).
Ідентифікація УФД здійснюється за допомогою ієрархічної класифікації з трьома ступенями. Кодове позначення складається з семи цифрових десяткових знаків. У кодовому позначенні УФД відображено: перший та другий знаки (клас) – належність УФД до відповідної УСД; третій та четвертий знаки (підклас) – належність УФД у межах класу до відповідного підкласу; п’ятий, шостий і сьомий знаки – реєстраційний номер УФД підкласу (табл. 6.1).
Таблиця 6.1. Класифікація державної управлінської документації. Уніфікована система управлінської документації
Код | Назва | |
10 | ЗОВНІШНЬОТОРГОВЕЛЬНА ДОКУМЕНТАЦІЯ | |
1001 | Оперативно-комерційна документація | |
1001101 | Контракт (експорт) | КЕ |
1001102 | Контракт (імпорт) | КІ |
1001111 | Специфікація на сировинні товари та машинне устаткування | ССМУ |
1001112 | Специфікація на запасні частини | Сзч |
1001113 | Специфікація типового переліку запасних частин (1) | СТПЗЧ-1 |
1001114 | Специфікація типового переліку запасних частин (2) | СТПЗЧ-2 |
1001121 | Додаток до контракту(експорт) | КЕ дод. |
1001122 | Додаток до контракту (імпорт) | КІ дод. |
1001131 | Повідомлення про укладення контракту (експорт) | ПК-експ |
1001132 | Повідомлення про укладення контракту (імпорт) | ПК-імп |
1001140 | Замовлення-наряд | ЗН |
1001200 | Доручення на імпорт | ДІ |
1001201 | Контракт із зовнішньоекономічних операцій з давальницькою сировиною | Кзодс |
1001202 | Свідоцтво про реєстрацію міжнародних торгів | СРМТ |
1001203 | Форма N° 2-контракт “Інформація про хід виконання державного контракту уповноваженими зовнішньоторговельними організаціями (ЗТО)” | 2-контракт |
1002 | Транспортна зовнішньоторговельна документація | |
1002010 | Експортне повідомлення | ЕП |
1002020 | Імпортне повідомлення | ІП |
1002041 | Коносамент | Коносамент |
1002042 | Таблиця № 61.10-ТР “Підсумки індексів тарифів на перевезення вантажів” | Таблиця 61.10-ТР |
Закінчення табл. 6.1
Код | Назва | |
1002043 | Зовнішня торгівля України товарами ЗТ народного споживання | |
1003 | Товаросупровідна документація | |
1003001 | Відвантажувальна специфікація | ВС |
1003002 | Пакувальний лист | ПЛ |
1003003 | Комплектувальна відомість | KB |
1003004 | Сертифікат якості | СЯ |
1003005 | Товаросупровідний документ | Тд |
1003006 | Типова форма основного товаросупровідного документа | ТФОТД |
1004 | Розрахункова зовнішньоторговельна документація | |
1004 010 | Рахунок | Р |
1004 011 | Специфікація до звіту | Сз |
1005 | Страхова зовнішньоторговельна документація | |
1005100 | Типова форма страхових документів | ТФСД |
1006 | Ветеринарна зовнішньоторговельна документація | |
1006100 | Типова форма ветеринарних документів (тендерів) | ТФВД |
Ведення ДКУД здійснює Державний науково-дослідний інститут інформатизації та моделювання економіки Національного агентства з питань інформатизації при Президентові України. ДКУД актуалізується один раз на рік.