Менеджмент – Рульєв В. А. – 5.1. Поняття та класифікація інформації
5.1. Поняття та класифікація інформації
Управлінська інформація – Це дані, які є об’єктом зберігання, передачі, перетворення і використовуються для активного впливу на регулювання виробничої діяльності організації.
Інформація в процесі управління – це і об’єкт і продукт праці. Вона усуває невизначеність, дозволяє вивчати стан об’єкта, форми і методи діяльності. Без цих свідчень не може бути опрацьовано управлінське рішення. В свою чергу, само це рішення – це певна інформація для працівників сфери виробництва. Інформація – це основа управлінського рішення, так як вона передбачає її збір, обробку та аналіз в процесі опрацювання рішення. За допомогою інформації здійснюється циклічно повторюючи стадії процесу управління, одержання і переробки свідчень про стан управляючого об’єкта і передача управлінських команд цьому об’єкту. За допомогою інформації реалізується взаємозв’язок між органом управління і об’єктом управління, або між різними рівнями управляючої системи.
Інформація має такі ознаки:
На певному етапі процесу управління виступає продуктом праці, а на послідуючому-його предметом;
Може тривалий час застосовуватися, і при використанні не втрачає споживчих якостей;
Має здатність накопичуватися, що дозволяє більш чітко встановлювати зв’язки і тенденції розвитку управляємого процесу, а в той же час може морально застаріти в результаті змін;
Структурні підрозділи організації виступають як споживачами інформації, так і джерелами.
Джерелами управлінської інформації можуть бути вище керівництво, підлеглі їм керівники і органи управління, засоби масової інформації, інформаційні системи, періодичний друк, зразки техніки, технічна документація, довідники, документи, фотознімки, мікрофільми, показники приборів та ін.
Види інформації, які використовуються в управлінні, класифікуються за наступними ознаками [11, с.88; 7, с.397]:
Змістом – політична, директивна, правова, науково-технічна, економічна, планова, адміністративна, виробнича, бізнесова, нормативно-довідкова, обліково-бухгалтерська, статистична;
Напрямом руху – вхідна, вихідна;
Характером фіксації – фіксована, нефіксована;
Способом фіксації – документована, звукова, аудивізуальна;
Відношенням до суб’єкта управління – зовнішня, внутрішня;
Ступенем обробки – первинна, довільна, підсумкова;
Ступенем постійності – постійна, перемінна;
Формі надання – літерна, цифрова, кодована;
Можливості обробки – піддається і не піддається обробці;
Насиченості – достатня, недостатня, збиткова;
Правдивості – достовірна, недостовірна.
Для управлінської і бізнесової діяльності менеджерів найбільше значення має зміст інформації.
Політична інформація Відображає політику держави щодо бізнесу, соціально-економічного розвитку, різних форм господарювання.
Директивну інформацію виробляють вищі органи, які визначають стратегію господарської діяльності менеджерів і яка слугує основою управління.
Правова інформація Визначає статус кожного працівника, його посадове положення і за допомогою якої встановлюють норми господарського і адміністративного права, додержуються законності.
Науково-технічна інформація Надає дані про досягнення науки і техніки, для ознайомлення з якою створюються в організаціях відділи або бюро.
Економічна інформація Використовується для обгрунтування управлінських рішень і управління економічним розвитком організації. Вона включає розрахунки економічних показників, результати господарської діяльності, аналізу ринку, ціноутворення та ін.
Планова інформація Представлена завданнями, технологічними картами, планами по періодам робіт, планами-нарядами та ін.
Адміністративна інформація Призначена для оформлення ділових взаємовідносин між організаціями, громадянами і усунення недоліків; оформляється у вигляді наказів, розпоряджень, вказівок, положень;
Виробнича інформація Містить оперативні зведення про техніку, технологію виконання планів виробництва і реалізації продукції.
Бізнесова інформація Містить зведення про ринкові ціни та їх тенденції, рівень конкуренції, строки і об’єми надходження продукції, сервіс та рекламу, можливості комерційних операцій, підприємництво, комерційний ризик та ін.
Нормативно-довідкова Інформація включає норми виробітку і обслуговування, тарифну систему оплати праці, розміри посадових окладів, довідкові дані про техніку, технологію, організацію праці.
Облікова-бухгалтерська інформація Дозволяє контролювати хід виробництва і його результати, використання коштів, здобуття прибутку.
Статистична інформація Представляє достовірні науково-обгрунтовані зведення, які дозволяють прийняти вірне рішення.
Зміст інформації визначається потребою управлінських ланок і приймаємих управлінських рішень. Основні вимоги до інформації: точність й достовірність, правильній відбір первинних зведень; оптимальність систематизації; достатність і задоволення потреб окремих управлінців; доступність; своєчасність надходження.
Інформація повинна бути достатньою, тобто її кількість і якість в повній мірі показувати стан справ. Необхідно визначити, що дефіцит відомостей призводить до прийняття неякісних рішень, а надлишкова інформація ускладнює розробку рішень і підвищує їх вартість.
Правдивість надходження інформації визначається її вірогідністю, одноразовістю реєстрації, точністю передачі. Якщо інформація проходить три-чотири передаючих ланки, її правдивість знижується до 10% за рахунок старіння і викривлення.
Доступність інформації міститься в тому, що вона знаходиться і накопичується в такому вигляді, що її можна було швидко і легко сприймати і використовувати в управлінні. Мова повідомлення повинна бути зрозумілою адресату, важливе значення має наочна інформація: графіки, планшети, світлове табло, слайди.
В процесі сприйняття інформації має значення зовнішнє оточення і ситуація. Важливе місце зустрічі осіб, які обмінюються інформацією, характер самої інформації, хто ініціатор зустрічі, присутність інших осіб, шум, музика, все що може впливати і відволікати увагу передаючого і приймаючого інформацію.
Сприйняття інформації залежить і від часу, відведеного для учасників обміну. Інформація повинна надходити до менеджерів своєчасно, а якщо запізнюється, то виникають небажані ситуації, які впливають на організацію виробництва.
(2 votes, average: 3,00 out of 5)