Менеджмент організацій – Федулова Л. І. – 13.5. Роль інформаційного забезпечення системи управління виробництвом
Інформація як сукупність даних і знань характеризує рівень організаційного розвитку системи і є її стрижневим елементом. Наскільки ефективні процеси збирання, накопичення, зберігання, пошуку, передавання та методів опрацювання інформації, настільки дієва й уся система управління виробництвом у цілому.
Компонентами інформаційної системи підприємства (виробництва) є банк даних і відповідні бази даних, використовувана мова (сукупність знаків і класифікаторів), а також комплекс моделей і програм, що забезпечують роботу з даними. Банк і бази даних являють собою сховище інформації та основний компонент інформаційної системи в багаторівневій інтегрованій автоматизованій системі управління підприємством.
Банк даних – комплекс, що охоплює спеціальні структури організації інформації, алгоритми, спеціальні мови, програмні й технічні засоби, що в сукупності забезпечують створення та експлуатацію системи накопичення інформації, яка надходить із декількох джерел, її оновлення, коригування та багатоаспектне використання в інтересах об’єктів управління підприємства, а також прямий зв’язок із користувачем для отримання відповіді на певні запити.
Основні вимоги до банку даних: інтегрованість баз даних і цілісність кожної з них; незалежність; мінімальна збитковість даних, що зберігаються; здатність до розширення.
База даних є сховищем спеціально організованих та логічно пов’язаних інформаційних елементів. Вона складається із самих даних та їх опису. Між даними, що містяться в базі, підтримуються певні зв’язки. База даних зорієнтована на інтегровані вимоги й тим самим задовольняє інформаційні потреби будь-яких користувачів. Центральну роль у функціонуванні банку даних виконує система управління базами даних. Ця система усуває, додає, замінює старі записи даних на нові і являє собою ефективний інструмент обробки даних.
Бази даних створюються в банку даних підприємства для вирішення на ЕОМ завдань управління виробництвом на міжцеховому рівні. В кожному цеху під час створення автоматизованої системи управління формуються відповідні бази даних, серед них:
– технологічні процеси;
– поопераційно-трудові витрати;
– оснастка;
– цінник на матеріали та напівфабрикати;
– планова інформація про номенклатуру, кількість, терміни, трудоємність, вартість деталей (виробів), що випускає цех, календарно-планові нормативи руху виробництва тощо;
– обладнання (паспортні дані, вартісні показники, графік планово-запобіжних ремонтів);
– персонал (робітники, службовці, молодший обслуговуючий персонал);
– довідники (класифікатори) з операцій, деталей, обладнання, професій;
– облікова інформація про хід виробництва, яка отримується з документів: супроводжувальна карта, повідомлення про брак, облікові картки заготовок та інше;
– нормативна інформація для економічних розрахунків (вартість основних матеріалів, покупних напівфабрикатів, трудоємність виготовлення деталей, основна й додаткова зарплата, цехові витрати) тощо.
Для програмної реалізації робіт з базами даних створюються допоміжні програми їхніх структур, довідників і файлів, друку та ін.
База знань містить інформацію про накопичений практичний досвід спеціалістів з управління, використовується в підготовці управлінських рішень і є необхідним компонентом експертних систем, що забезпечують вироблення варіантів рішень в автоматизованому (чи автоматичному) режимі.
При функціонуванні багаторівневої системи управління виробництвом за умов І АСУ, наділеної розвинутою мережею ЕОМ, в цехах і на виробничих дільницях створюються обчислювальні комплекси (ОК), які мають автоматизовані робочі місця (АРМ) спеціалістів з управління виробництвом. АРМ – це проблемно зорієнтований апаратно-програмний комплекс, що охоплює апаратні, програмні та інформаційні засоби для вирішення завдань користувача безпосередньо на його робочому місці в режимі діалогу з ЕОМ.
Дані системи інформаційного забезпечення, необхідні для виробничих менеджерів:
– оцінка надійності продукції та ефективність її на внутрішньому й зовнішньому ринках;
– відомості про науково-технічний рівень своєї та аналогічної продукції;
– прогнози розвитку підгалузі, підприємства-аналога, виробництва окремих виробів;
– дані для ухвалення рішень про постановку власних НДДКР, промислового випуску або зняття з виробництва того чи іншого виробу;
– результати науково-дослідних, техніко-економічних, патентно-ліцензійних досліджень;
– маркетингова, кон’юнктурна ситуація на внутрішньому та на міжнародному ринках;
– дані про ефективні системи, матеріально-технічне забезпечення й кооперативні поставки;
– відомості про зміни в чинному законодавстві, нові закони, постанови.
Ефективність інформаційного забезпечення управління багато в чому залежить від спроможності долати інформаційні бар’єри: комунікаційні, мовні, часові, екологічні, психологічні, організаційні, методичні.
Створення інформаційної інфраструктури – важливе завдання, яке вимагає чіткого розуміння ролі інформації, що є цінним ресурсом, необхідним для вдосконалення сучасного виробництва. Але одні лише комп’ютери, за словами Поля Страссмана, не перетворять погану фірму в хорошу. Автоматизація – прекрасний засіб, але він не виліковує всі недуги. Тому керівникам в ухваленні рішень щодо капіталовкладень в інформаційну технологію слід дотримуватися таких рекомендацій:
– Підпорядковуйте вкладення в технологію стратегічним ідеям!
– Не прагніть до конкретного обгрунтування закупок обслуговуючої апаратури!
– Застосовуйте інформаційну технологію в нововведеннях!
– Спочатку плануйте витрати на персонал і тільки потім – на техніку!
– Використовуйте інформаційну технологію для поліпшення комунікацій!
– Не вкладайте ресурсів у технологію, яка обмежує зростання!
– Сприяйте тому, щоб персонал інформаційної системи відчув себе причетним до загальної справи фірми!
– Внесіть ясність у функції спеціалістів!
– Скористайтеся професійними знаннями ваших постачальників!
– Уникайте дилетантства!
– Запровадьте тарифікацію діяльності, що належить до накладних витрат!
– Визначайте продуктивність!
– Оцінюйте якість інформаційних послуг!
Під час створення інтегрованої інформаційної системи необхідно знайти відповіді на такі запитання:
■ Кому необхідна інформація?
– усім менеджерам, що приймають рішення;
– усім менеджерам, контролерам і прогнозистам, які повинні інформувати підлеглих;
– усім працівникам;
– зовнішнім органам, які за статусом мають право на інформацію про справи компанії;
– іншим власникам акцій підприємства.
■ Яка інформація потрібна?
– ступінь деталізації подання інформації залежить від кінцевого отримувача. Чим вищий статус менеджера, тим загальніша інформація йому потрібна.
■ Чому потрібна інформація?
– менеджери часто не в змозі сформувати, вживаючи точні терміни, вимоги до інформації і тому таке завдання покладається на особу, яка надає інформацію. Менеджер сподівається, що інформація допоможе йому прийняти рішення без залучення його до процесу збирання інформації. Але він бажає отримати необхідну інформацію в належній формі і в потрібний час.
Для визначення ефективності внутріфірмової системи управління виробництвом використовується показник співвідношення отримуваного прибутку з витратами на технічні засоби й забезпечення функціонування інформаційної системи.
Основні принципи для забезпечення ефективності інформаційної системи виробничого процесу:
– визначення вимог до змісту інформації та її характеру залежно від спрямованості;
– вироблення системи зберігання, використання” подання інформації в централізованому і децентралізованому управлінні;
– розробка програмного забезпечення, створення й використання банків даних;
– автоматизація адміністративно-управлінської праці на основі використання комп’ютерної техніки тощо.