Контролінг процесів господарської діяльності – Ільїна С. Б. – 6.7.5. Характеристика відхилень в процесі виробництва і функції контролю в їх виявленні і оцінці
В процесі господарської діяльності практично неможливо створити умови, при яких повністю виключалася б поява різного роду відхилень. В цьому значенні, як ми вже говорили, відхилення в ході виробництва – звичайне явище, вони – свідоцтво виникаючих у виробництві суперечностей, джерело цінної інформації для управління. Але ролі відхилень у виробництві і оцінці результатів господарської діяльності різні. Різні і методи контролю цих відхилень.
Для організації роботи по виявленню відхилень в ході виробництва методами контролю необхідно розглянути укрупнену класифікацію відхилень.
Всі відхилення можуть бути згруповані по ряду ознак, в першу чергу, по двох найважливіших:
– з точки зору особливостей їх виникнення і формування інформації про них;
– з погляду наслідків їх впливу на процес виробництва, кінцевий результат господарської діяльності і діяльність конкретних працівників.
По особливостях виникнення і формування інформації відхилення підрозділяються на наступні групи.
З погляду економічних інтересів учасників виробництва всі відхилення можна розділити таким чином:
– відхилення, що здійснюють тиск на інтереси даного структурного підрозділу або працівника. Вірогідність появи інформації про ці відхилення вельми висока, оскільки в цьому безпосередньо зацікавлені самі працівники, умови діяльності яких порушуються, що не може не позначитися на оцінці їх праці і кінцевому результаті;
– відхилення, що не зачіпають інтересів даного колективу або працівника. Вірогідність появи інформації про такі відхилення істотно нижча, ніж в першому випадку;
– відхилення, в яких даний колектив або працівник зацікавлений. Для виявлення таких відхилень необхідно застосовувати спеціальні прийоми контролю.
Процес інформування про відхилення першої групи не викликає проблем, функції первинного контролю надійно реалізуються працівниками, чиї економічні інтереси зазнали утисків (наприклад, зрив поставок напівфабрикатів, комплектуючих виробів, що не дозволяє даному працівнику або ланці виконати виробниче завдання).
Процес інформування про відхилення третьої групи скрутний. Потрібні спеціальні заходи по недопущенню подібних відхилень (наприклад, при зміні виробничої програми не були внесені зміни в споживання матеріальних або енергетичних ресурсів, в результаті виникли їх надлишки, “незаслужена економія”). Поширені у виявленні подібних відхилень як розрахункові методи контролю, так і фактичне коректування ресурсного забезпечення при зміні виробничої програми.
По мірі віддзеркалення в обліку відхилення підрозділяються так:
– виявлені при первинному контролі у момент виникнення інформації. Такі відхилення найбільш “зручні” в інформативному плані, оскільки є можливість отримати необхідну інформацію в будь-якому об’ємі безпосередньо при її виникненні. Ці відхилення у свою чергу підрозділяються на відхилення, виявлені способом фактичного контролю або способом контролю інформації;
– не виявлені первинним контролем. Ці відхилення можна також підрозділити на декілька груп, зокрема, на невраховані і злагоджені. Невраховані виникають при подальшому контролі інформації і документів, їх істотним недоліком є неможливість у багатьох випадках встановити причини, винуватців і обставини їх виникнення, що не завжди дозволяє ефективно використовувати дані про них в управлінні. Злагоджені відхилення також належать до числа фактично неврахованих, хоча формально вони виявлені. Проте через можливість взаємної домовленості про шляхи і терміни швидкої їх ліквідації між учасниками виробництва наслідки усуваються на рівні їх виникнення, не фіксуються в обліку і, отже, дані про них не передаються вищестоящим підрозділам, органам управління. Розмір не виявлених, не врахованих в ході первинного контролю
– відхилень характеризує якість контролю і обліку, якість первинної інформації. Причини виникнення невиявлених, неврахованих відхилень різні: відсутність необхідних технічних засобів контролю, не кваліфікованість працівників, значна трудомісткість контролю, свідоме спотворення даних, відсутність порядку і правил (процедур) контролю та ін. Невраховані відхилення можуть бути виявлені різними способами подальшого контролю: інвентаризацією, розрахунковим шляхом і т. п.
По структурі відхилення діляться на прості, характеристика яких вичерпно ясна, і комплексні, тобто мають складний ланцюг причинно-наслідкових зв’язків і ряд винуватців (ініціаторів) виникнення.
По методах розрахунку відхилення підрозділяються на абсолютні і відносні:
– отримані до виникнення господарської операції (обурення). Ці відхилення найбільш “зручні”, оскільки можна однозначно визначити причини їх виникнення і винуватців;
– отримані у момент виникнення господарської операції. Інформація про такі відхилення наближена до ситуації виникнення, що дозволяє забезпечити її повноту і достовірність;
– виявлені після здійснення господарської операції або завершення процесу виробництва. Отримати інформацію про такі відхилення складніше.
З погляду достовірності даних про відхилення всі відхилення можна розділити на достовірні, гадані (орієнтовні), недостовірні.
По характеру виникнення відхилення підрозділяються на випадкові (разові), періодичні, систематичні. Відповідно і підходити до них потрібно по-різному. Особливої уваги до себе вимагають систематичні відхилення.
По впливу на процес виробництва відхилення підрозділяються на усунені і не усунені.
По впливу на витрати ресурсів відхилення діляться на втрати або додатковий ефект в натуральній формі (перевитрата або економія конкретних видів матеріальних ресурсів, ступінь завантаження конкретних матеріальних ресурсів, ступінь завантаження конкретних видів устаткування, рівень використання робочої сили і робочого часу) і по вартості (економія, перевитрата, незмінність витрат).
Крім того, Відхилення у використовуванні ресурсів необхідно розділити на наступні групи:
– відхилення, зухвалі кількісні зміни необхідних виробничих ресурсів:
– відхилення в забезпеченні предметами праці (зрив поставок сировини, матеріалів, напівфабрикатів, палива, енергії і т. п. або, навпаки, зайва небажана поставка, що приводить до утворення наднормативних запасів; відхилення в забезпеченні засобами праці, брак або надлишок устаткування, його пошкодження і різні види простоїв та ін.);
– відхилення в забезпеченні трудовими ресурсами (недолік або надлишок робочої сили для виконання виробничої програми, втрати робочого часу з різних причин і т. д.);
– відхилення, зухвалі якісні зміни виробничих ресурсів, що використовуються, необхідність додаткових трудових зусиль колективу для їх ліквідації:
– відхилення отриманих предметів праці за якістю (порушення ти-порозміра та ін., що викликають необхідність додаткових витрат праці);
– відхилення у використовуванні устаткування (витрати по ремонту, наладці і тому подібні, що виходять за встановлені рамки);
– відхилення, зв’язані з використанням додаткового робочого часу у зв’язку з браком трудових ресурсів. При здійсненні контролю за цими відхиленнями необхідно виходити з того, що ту частину, яка не залежить від діяльності даного колективу або працівника (центру відповідальності), досить легко відобразити в обліку, оскільки вона знаходиться під контролем осіб, безпосередньо зацікавлених в їх фіксації. Додаткові зусилля по ліквідації таких відхилень, як правило, стимулюються додатковою оплатою, тобто заохочуються. Для підвищення достовірності даних такого контролю необхідно мати лише підтверджуючу інформацію, здійснювати підтверджуючий контроль.
Якщо ліквідація подібних відхилень пов’язана не із заохоченням, а з покаранням працівників даного підрозділу, необхідні заходи активного контролю;
– відхилення, що викликають зменшення трудових зусиль даного виробничого колективу. Ці відхилення також можна розділити на залежні і не залежні від даного центру відповідальності. До числа таких відхилень належать: поставка більш якісного матеріалу, що приводить до зменшення витрат на обробку (наприклад, заміна поковок точним литвом); виготовлення або придбання більш продуктивного устаткування; зростання кваліфікації і продуктивності праці працівників, їх умілості, раціоналізації та ін. Якщо ці відхилення не залежать від діяльності даного центру відповідальності, то для отримання інформації про них необхідно використовувати дані вхідного контролю і контролю інших підрозділів. Якщо залежать – контролю даного центру відповідальності з підтвердженням даними інших центрів відповідальності; відхилення, що не викликають серйозних змін в ході виробництва і використання ресурсів в даний момент, у зв’язку з їх компенсацією за рахунок наявних планових резервів і запасів у даного центру відповідальності. Ці відхилення фіксуються і контролюються самим підрозділом, але необхідно здійснювати, крім того, підтверджуючий контроль.
По впливу на випуск продукції відхилення підрозділяються на втрати або додатковий ефект в зміні якості продукції (погіршення, поліпшення, незмінність якості) І об’єму виробництва і номенклатури (виконання, перевиконання або зрив виконання (невиконання) плану за об’ємом продукції і конкретній номенклатурі продукції).
Вплив на ефективність виробництва продукції окремих відхилень визначають виходячи з конкретних видів і зв’язку з конкретним показником ефективності.
З погляду оцінки діяльності працівників і колективів структурних підрозділів підприємства відхилення підрозділяються на залежні від діяльності даного працівника або колективу (центру відповідальності) і не залежні від нього (залежні від іншого конкретного працівника або колективу).
З погляду управління важливе значення має масштабність, значущість і ступінь усуненої відхиленності. їх можна розділити на критичні, значні і малозначні (незначні).
Безумовно, кожне з виникаючих відхилень не можна наперед і однозначно віднести до тієї або іншої групи. Залежно від конкретної господарської ситуації міняється відношення учасників виробництва до виникаючих відхилень. Проте, при організації контролю дуже важливо мати різносторонню докладну характеристику відхилень.
Важливим етапом в оцінці відхилень є виявлення причин їх виникнення. Причини багатьох відхилень в ході виробництва не очевидні, вони вимагають спеціальних зусиль по виявленню і перевірці. Причина відхилення – початкова передумова визначення винуватців (ініціаторів) відхилень для їх усунення (схвалення).
Часто причин відхилення декілька, що значно ускладнює контроль, підвищує його трудомісткість. Для виявлення такого причинного ряду у багатьох випадках необхідна участь фахівців різних служб, а також працівників, пов’язаних кооперацією праці. Встановлення причин відхилень дозволяє визначити їх зв’язок з діяльністю конкретного працівника або колективу, і з цієї точки зору вони підрозділяються на залежні від даного центру відповідальності і не залежні від нього. Але цього недостатньо. Дані про відхилення не є інформацією, вони стають нею тільки після їх оцінки.
Оцінка відхилень – визначення: відносин до них менеджерів в конкретній виробничій ситуації; наслідків цих відхилень для процесу виробництва в даних виробничих умовах (усунені, не усунені, небажані); їх впливу на витрати ресурсів як по вартості, так і в натуральній величині (економія, перевитрата, незмінність витрат), і результат виробництва (втрати, додатковий ефект).
Крім того, необхідно довести, що відхилення пов’язане з діяльністю конкретних працівників, і встановити ступінь залежності його виникнення від їх діяльності.
Оцінка відхилень вимагає розробки процедури взаємостосунків учасників виробництва, з тим щоб її об’єктивність і достовірність також знаходилися під взаємним контролем працівників.
Відхилення, перш ніж трансформуватися в економію або перевитрату (втрати або додатковий ефект), повинне бути піддано контролю і аналізу, тобто потрібні додаткові зусилля по отриманню необхідної контрольної інформації. Адже часто економію по вартості слід розглядати як прямі втрати в споживній вартості, наприклад, у разі вимушеної заміни матеріалу у виробі більш дешевим по вартості з відповідним зниженням якісних характеристик виробу.
В циклі перетворення даних про відхилення в інформацію: “відхилення – економія (перевитрата) – ефект (втрати)” – первинному контролю належить значна роль.
На багатьох підприємствах оцінка відхилень зводиться до визначення його фінансових наслідків. Якщо на даний об’єм випуску продукції ресурсів витрачено більше, ніж передбачалося, таке відхилення автоматично вважається перевитратою для даного підрозділу, якщо менше – економією. З погляду оцінки фінансового результату це виправдано, а з погляду оцінки результату діяльності даного працівника або колективу це не можна визнати позитивним явищем. Якщо відхилення пов’язано з додатковою витратою ресурсів по зовнішніх, не залежних від діяльності даного працівника (колективу) причинах, то воно не може розглядатися в оцінці їх діяльності як перевитрата, втрата ресурсів, зниження ефективності на даному робочому місці. Те ж саме можна сказати і про відхилення, що викликали зниження витрат ресурсів. З погляду контролю ефективності виробництва економію або перевитрату ресурсів необхідно пов’язувати не тільки з місцем їх виникнення, але і з центром відповідальності за нього, з винуватцем (ініціатором).
Виявлення причин і винуватців відхилень. В організації роботи по виявленню винуватців відхилень необхідно керуватися певними основними принципами:
1. Підрозділ, провідний контроль і облік витрат є винуватцем неврахованих відхилень і, відповідно, виниклих через це втрат, тобто вина за погану якість обліку і контролю лежить на тих підрозділах і працівниках, які цей облік організовують.
2. Факт відхилення підтверджується підрозділом по закріпленій за ним функції відповідальності за витрати.
3. Наслідки відхилень обгрунтовують підрозділи, за якими закріплені функції обліку і контролю.
4. Визначення винуватця починається з низьких рівнів. Вищестоящі рівні втручаються тільки у тому випадку, коли питання не вирішилося внизу.
5. Системний підхід при виявленні винуватців. За наявності системи вона сама по собі вимагає чіткості у виявленні винуватців і максимальної достовірності в доведені вини.
6. Стимулювання пошуку винуватців відбувається таким чином: винуватцем неврахованих відхилень є підрозділи реєстрації або передбачуваний винуватець відхилення встановлений підрозділом, що оформляє первинний документ. Часто тут допускається принципова помилка, оскільки на практиці в первинному документі відразу фіксується винна особа, але це може бути лише передбачуваний винуватець, визначений орієнтовно, без наявності доказів і знання конкретної ситуації по відхиленню. Провину перед записом в первинний документ потрібно довести і врахувати заперечення передбачуваного винуватця. Крім того, винуватців може бути декілька або винуватцем може виявитися інша особа.
Окрім віднесення відхилень на винуватців, додатково, в цілях стимулювання, застосовуються штрафні санкції, оскільки наслідки відхилень часто набагато перевищують розмір самих відхилень. Відомо,, чим ближче до фінішної операції, наприклад при виготовленні машинобудівної продукції, тим більші наслідки викликає навіть щонайменше відхилення, збільшується негативна ваговитість.
7. Без наявності первинних документів винуватцем є підрозділ, що оформив операцію без документів. Якщо первинний документ, пов’язаний з відхиленням, оформлений без вказівки причин і винуватця, то винуватцем вважається підрозділ, що здійснює контроль за складанням документів. Підрозділ, що не повністю оформив документ, також визнається винуватцем відхилення. Це принцип вини оформлювача документа.
8. Винуватця не може визначати підрозділ або працівник, які самі можуть бути винуватцями. Провинність визначається вищестоящою службою або службою, не зацікавленою в результатах цієї роботи.
9. Своєчасність пред’явлення претензій і їх пред’явлення взагалі. Для реалізації цього принципу встановлюються граничні терміни пред’явлення і розгляду претензій. Невчасне пред’явлення претензій є приводом для відмови від їх розгляду.
10. Підтвердження винуватцем вини або відмова від підтвердження у разі розбіжності, підтвердження вини вищестоящим підрозділом. Колегіальний пошук винуватця і остаточне рішення приймає підрозділ, відповідальний за цей вид роботи. Для встановлення винуватців необхідні певні процедури взаємостосунків, оскільки у ряді випадків процес доказування достатньо складний. Іноді в процедурі немає необхідності, оскільки вину може визначити і одна людина, причому з достатнім ступенем достовірності. Так, контролер ОТК фіксує брак після певної операції з чіткою вказівкою винуватця. Але працівники ОТК часто переобтяжені роботою по контролю якості і іншими обов’язками, наприклад, реєстрацією дефектів, веденням номерного обліку автомобілів на головному конвеєрі. Це необхідно враховувати при організації їх роботи, пов’язаної з первинним контролем.
Винуватець може бути визначений відразу і однозначно у разі визнання нам своєї вини. Види робіт, по яких винуватець може бути визначений відразу, доцільно при організації первинного контролю виділяти в особливу групу.
Винну в деяких випадках встановлюють однозначно, виходячи з форми самого документа при наперед заданих правилах його складання і застосування.
Проте такий метод спрацьовує не завжди, оскільки необхідні певні умови.
Винуватців відхилень можна визначати різними способами. Приведемо деякі з них.
Способи визначення винуватців відхилень
1. На підставі аналізу виконання контрольного завдання. Наприклад, у разі поломки інструменту винуватцем може бути робочий, той хто налагоджує устаткування, працівник суміжного підрозділу. В цьому випадку для доказу вини необхідно повторно виконати операцію у присутності фахівців. Винуватцем може бути і не один працівник, і не один підрозділ. Тоді необхідно з’ясувати ступінь вини кожного з учасників, питання може розв’язуватися і на арбітражній комісії.
2. Вину необхідно, в міру можливості, визначати за допомогою первинного контролю, за фактом відхилення. Хоча винуватців також може бути декілька.
3. Не можна, щоб підрозділ, що визначає винуватця, шукав його там, де саме може бути винуватий. При цьому порушується принцип контролю, оскільки винуватець виявляється зацікавленим в тому, щоб не визнати свою вину.
4. При визначенні винуватця треба застосовувати принципи контролю, інакше як причина відхилення в первинному документі роблять запис “інші причини”. У результаті ці причини складають на деяких підприємствах до 40 % загального їх кількості. Так часто буває, коли хочуть приховати причину і винуватця.
5. За наявності наказів і розпоряджень керівників підприємства позапланові витрати відносять на виробництво, при їх відсутності – на підрозділи, формуючи витрати.
6. Додаткові роботи викликають відхилення і зростання витрат, проте їх можна виключити, якщо включити в планові роботи.
Наприклад, чищення устаткування повинне входити в цикли планово-запобіжного обслуговування із збільшенням витрат на трудові витрати, тобто переклад постійно вироблюваних додаткових робіт в основні без фіксації відхилень і винності, необхідні для зниження витрат на виконання контрольних операцій та інформаційного перевантаження управління.
7. Вина виявляється при розборі претензій, аварій, простоїв, перевищенні витрат.
8. Розподіл втрат по винуватцях може здійснюватися двома методами: прямим, коли вина однозначно доведена і є прямий зв’язок між результатами дії або бездіяльності підрозділу або працівника і втратами; непрямим: пропорційний розподіл втрат по винуватцях.
9. Непрямий доказ вини з повним віднесенням втрат на винну особу. Іноді в літературі відзначають, що необхідно розрізняти відповідального за виробничий збій і винного в збої. Тут розподіл, мабуть, не зовсім точний, оскільки не можна визначати відповідального за збій. Відповідальним можна бути за якийсь вид діяльності. Відповідальність обмежується правами і обов’язками, посадовими інструкціями, функціями і повноваженнями працівника. Необхідно враховувати, що відповідальний за певний вид діяльності (підрозділ або працівник) може бути винен навіть у тому випадку, коли причина збою (відхилення) від нього не залежить, – у разі неправильної дії або бездіяльності по усуненню виниклого відхилення (приклад бездіяльності: непред’явлена вчасно претензія, неприйняття своєчасних заходів по зниженню втрат). Крім того, він може бути визнаний винним в невчасній дії. В цих випадках відповідальний стає винуватцем або співучасником. Таким чином, відповідальність завжди припускає і вживання заходів по зменшенню втрат.
10. Для визначення доказу вини або невинності в різних відхиленнях крім стандартних первинних документів можуть використовуватися службові записки довільної форми.
В даний час в практиці роботи підприємств використовуються дві форми доказу вини і збору даних про вину:
– попередній акцепт;
– подальший акцепт.
Форма попереднього акцепту в доказі вини припускає обов’язкове підтвердження винуватцем відхилення наявності його вини в первинному документі у момент виникнення відхилення (первинний документ про втрати або простій).
Форма подальшого акцепту не припускає такої оперативності, а первинний документ, який складає бригадир виробничої бригади і підписує майстер, є основою для пред’явлення претензій винуватцям або безпосередньо впливає на оцінку праці винуватців.
Важливе значення має відробіток процедури взаємостосунків учасників виробництва в ході виявлення причин і винуватців відхилень для подальшої оцінки підсумків господарської діяльності працівників і колективів, а також своєчасного вживання заходів по усуненню відхилень.
В місці виникнення відхилення (цех, ділянка) відповідний лінійний керівник (майстер) заповнює первинний документ-сповіщення про відхилення з коротким викладом його суті. Це сповіщення передається у відповідний функціональний відділ, в якому проводиться аналіз відхилення, визначаються його фізичний об’єм і передбачувана причина, робиться припущення про винний підрозділ. Таким відділом може бути або спеціально створений відділ, або ця робота доручається одному з “стандартних відділів”, наприклад, виробничо-диспетчерському.
Потім інформація і документ передаються в планово-економічний відділ для розрахунку суми збитку і знову повертаються у функціональний відділ для реєстрації суми збитку і передачі винному підрозділу.
Підрозділ – передбачуваний винуватець відхилення – аналізує причину відхилення, робить відмітку про визнання або невизнання суми збитку. При оцінці причини як зовнішньої по відношенню до даного підрозділу оформляють і передають госпрозрахункову претензію іншому підрозділу (лінійному або функціональному).
Після цього інформація знов поступає у функціональний відділ, спочатку про визначення причини і винуватця відхилення. Тут реєструється
Відповідь винного підрозділу. При відмові від вини матеріали передаються в арбітражну (претензійну) комісію. В одному з функціональних відділів (планово-економічному або відділі організації праці і заробітної платні) ведеться зведений облік сум відхилень по винуватцях (а також причинах) для передачі матеріалів на балансову (госпрозрахункову) комісію для розрахунку величини премій працівників і фонди преміювання колективів підрозділів.
Таким чином, інформація про відхилення, їх причини і винуватців, перш ніж знайти віддзеркалення в первинних документах, перевіряється і контролюється. Достовірність цієї інформації забезпечується співпрацею зацікавлених і відповідальних осіб і підтверджується ними.
(2 votes, average: 4,00 out of 5)