Контролінг для менеджерів – Маркіна І. А. – 12.3. Інформаційні потоки в системі контролінгу
З метою дослідження проблем інформаційного забезпечення зупинимося на визначенні понять “інформаційне забезпечення”, “інформаційні потоки”, “інформаційні системи”.
Функціонування будь-якої системи керування вимагає правильної організації інформаційного забезпечення, тобто наявності сукупності оброблених зведень про стан об’єктів фінансово-господарської діяльності, що задовольняють вимоги керуючого блоку. У свою чергу інформаційне забезпечення містить у собі інформаційну систему, що володіє необхідним інформаційним фондом (персоналом і технічними засобами) і системою інформаційних потоків. Інформаційна система являє собою комунікації персоналу підприємства щодо питань, що стосується їх професійної діяльності.
Інформаційні потоки – це фізичне переміщення інформації від одного співробітника підприємства до іншого або від одного підрозділу до іншого. Система інформаційних потоків – це сукупність фізичних переміщень інформації, яка дає можливість здійснити який-небудь процес, реалізувати яке-небудь рішення. Найбільш загальна система інформаційних потоків – це сума потоків інформації, яка дозволяє підприємству вести фінансово-господарську діяльність. Інформаційні потоки забезпечують нормальну роботу підприємства. Ціль роботи з інформаційними потоками – оптимізувати роботу підприємства існує безліч методів досягнення цієї мети.
В основу дослідження інформаційних потоків покладено наступну послідовність:
– аналіз існуючих інформаційних потоків на підприємстві з метою оптимізації всієї системи інформаційних потоків;
– формуванні інформаційних потоків оперативного контролінгу й органічне їхнє включення в систему інформаційних потоків підприємства;
– розробка комплексного підходу в дослідженні інформаційних, потоків при підготовці проекту автоматизації обліку, контролю й аналізу на підприємстві.
Отже, основна мета і призначення інформаційних потоків – це оптимізація роботи підприємства. Шляху досягнення, цієї мети різними авторами розглядаються по-різному.
Інформація, що збирається в системі контролінгу для оброблення й аналізу, повинна відповідати таким вимогам:
O своєчасність, тобто інформація з витрат, виторгу, прибутку повинна надходити тоді, коли ще є сенс її аналізувати;
O вірогідність, (щоб не витрачати додаткові зусилля і час на перевірку інформації);
O ревалентність (суттєвість), тобто інформація повинна допомагати приймати рішення;
O корисність (ефект від використання інформації повинен перекривати витрати на її одержання);
O повнота, тобто не повинно бути недоглядів;
O зрозумілість, тобто інформація повинна бути легкою для її розшифрування;
O регулярність надходження.
Вищенаведені аргументи підтверджують необхідність автоматизації всього інформаційного процесу на підприємстві. Обсяг постійно рухомий інформаційних потоків на сучасних підприємствах настільки великий, що обробка інформації вручну буде не тільки дуже затратна, але і недоцільна і неефективна з метою оперативного представлення даних для прийняття управлінських рішень.
Питанням автоматизації процесу збору й обробки інформації присвячені роботи вчених Нарибаєва К. Н., Ісакова В. И, Розенберга М. Я., Островського О. М. Підходи різних вчених у дослідженні інформаційної системи підприємства виявляють собою єдність у тім, що серед безлічі підсистем у керуванні підприємством вони виділяють підсистему “Бухгалтерський облік” як найбільш складну і “інформативну”, тобто основу, що створюється, для функціонування інших підсистем. З врахуванням цього дослідження інформаційних потоків проводилося щодо підсистеми АСУ “Бухгалтерський облік”. Скористаємося даними дослідженнями з метою формування інформаційних потоків підсистеми “Оперативний контролінг” і організації їхньої взаємодії з іншими підсистемами підприємства.
Інформаційні потоки, коли ними не займаються спеціально, далекі від досконалості: може відбуватися дублювання інформації; вона може доходити до адресата; після одержання інформації можуть знадобитися уточнення. Звідси випливає необхідність удосконалювати систему інформаційних потоків, змінювати алгоритм проходження документів, автоматизацію передачі інформації. Як це стосується системи контролінгу?
Система інформаційних потоків контролінгу повинна бути органічно вбудована в загальну систему інформаційних потоків підприємства, інакше відбудеться відторгнення співробітниками підприємства нав’язаної їм системи контролінгу, а як відомо, якщо велика кількість людей щось відкидає, то впровадити це практично неможливо. У рамках роботи із впровадження системи контролінгу відбуваються перебудова й оптимізація всієї системи інформаційних потоків (усього економічного документообігу) на підприємстві. Таке тлумачення виходить за рамки контролінгу, але на практиці доведеться цим займатися для досягнення задовільного результату в системі контролінгу.
Якщо служба контролінгу бере на себе наведення порядку в економіці підприємства, то доцільно включити автоматизацію в сферу інтересів служби контролінгу. Відділ автоматизації займається написанням програм, їхнім налагодженням, виявленням помилок у покупних програмах, установкою комп’ютерів на робочих місцях, а служба контролінгу може займатися постановкою завдання, щоб не втратити головну мету автоматизації – підвищення ефективності роботи фінансово-економічних служб.
Перед службою контролінгу на підприємстві стоїть завдання забезпечити оперативне збирання й аналіз інформації з витрат підприємства з метою керування. До першого й, можливо, найважливішого завдання служби контролінгу відносять забезпечення оперативного (сьогодні, зараз) одержання інформації про виторг і витрати підприємства. Час рішення цього завдання для керівників (фінансового директора, генерального директора) обмежений можливістю прийняття конкретні управлінські рішення для виправлення ситуації.
(2 votes, average: 3,00 out of 5)