Ділове мовлення для державних службовців – Шевчук С. В. – 4. ЗАГАЛЬНІ ВИМОГИ ДО СКЛАДАННЯ ТА ОФОРМЛЮВАННЯ ДОКУМЕНТІВ
4.1. КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ
Документ – основний вид ділового мовлення, що містить інформацію, “зафіксовану на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі”22.
Документ – це матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до законодавства юридичну силу. Юридична сила документа – це “властивість службового документа, надана чинним законодавством, яка є підставою для вирішення правових питань, здійснювати правове регулювання і управлінські функції”23.
Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони – писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.
Відтворюють документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті.
У практичній діяльності установ, організацій і підприємств найчастіше використовують текстові документи, “зміст яких – мовна інформація, зафіксована будь-яким тилом письма або певною системою звукозаписування”24.
Отже, вирізняють письмові та рукописні документи.
Письмовий документ – текстовий документ, інформація якого зафіксована будь-яким видом письма.
Рукописний документ – це письмовий документ, створений способом нанесення знаків письма власноручно.
Види документів визначають за такими ознаками:
^ найменуванням – заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.;
^ походженням – службові (офіційні) й особисті.
Службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими (посадовими) особами, які їх представляють. Під посадовою особою розуміють особу, яка здійснює функцію представника влади або обіймає посаду, пов’язану з виконанням організаційно-розпорядчих або адміністративно-господарських обов’язків.
Службові документи оформлюються в установленому порядку.
Особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності або виконанням службових обов’язків. До особистих належать також і ті документи, які містяться в приватному зібранні особи;
^ місцем виникнення – внутрішні та зовнішні.
Внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено.
Зовнішні документи є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями;
^ призначенням – організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу;
^ напрямком – вхідні й вихідні.
Вхідний – це службовий документ, що надійшов до установи, вихідний – службовий документ, який надсилають іншій юридичній чи фізичній особі;
Формою – стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні).
Стандартні – це документи, що мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення).
Індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв’язання окремих ситуацій, їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви);
/ строками виконання – звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові.
Звичайні безстрокові – це такі документи, які виконуються в порядку загальної черги.
Термінові – зі встановленим строком виконання. До них належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма). Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передання тексту документа може здійснюватися також телефоном, телеграфом чи телефаксом.
Дуже термінові – документи з позначенням “дуже терміново”;
^ ступенем гласності – загальні, таємні, для службового користування (ДСК).
Таємні документи мають угорі праворуч позначення “Таємно”. Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності. Конфіденційним документам надається гриф обмеженого доступу “Для службового користування”, який проставляється в правому верхньому кутку першої сторінки на відстані 104 мм від межі лівого берега.
Регламентує роботу з такими документами “Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави”, затверджена Кабінетом Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893. На основі цієї Інструкції міністерства, інші центральні й місцеві органи виконавчої влади розробляють перелік конфіденційних документів;
^ стадіями створення – оригінали, копії й виписки, дублікат.
Оригінал – це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, завірений штампом і печаткою. Оригінал першим набуває юридичної сили.
Копія – це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов’язково робиться помітка “Копія” вгорі праворуч. Листуючись із підприємствами, організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії звуться відпуском. Оригінал і копія мають однакову юридичну чинність.
Виписка (витяг) – копія офіційного документа, що відтворює деяку його частину і відповідно засвідчена.
Дублікат – повторний примірник офіційного документа, що має юридичну чинність оригіналу;
^ складністю – прості (односкладові) й складні;
V Строками зберігання – постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання;
^ технікою відтворення – рукописні й відтворені механічним способом;
^ носієм інформації – оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці.
Організація роботи з документами та діяльність щодо їх створення називаються діловодством.
Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.
Підставою для створення документів на підприємствах, в установах є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.
Документообіг – рух документів в установі, організації від часу їх створення або одержання до закінчення виконання або надсилання. Кількість документів, що надійшли в організацію, установу і створені ними за певний період, становить обсяг документообігу.
Наукова дисципліна, що вивчає закономірності створення документів, розробляє методи оформлення документів, принципи документообігу й побудови систем документації, називається документознавством.
(2 votes, average: 3,50 out of 5)